会议文书

篇一：会议文书

2013年，是××创新股份有限公司(可是你虚拟的公司)收获颇丰的一年，不仅销售业绩创造了新水平，而且公司还研发出了新的产品。临近年末了，××创新股份有限公司拟召开本年度年会暨最新研发成果展示会，希望通过召开年会，回顾企业发展历程，介绍核心产品研发成果，以进一步提升公司品牌美誉度和企业形象；同时，趁当前人气旺盛，潜在客户高度汇集的大好时机，隆重推出公司最新的研发产品为来年拓展新的市场，力争再创佳绩，打下坚实的基础。总经理王永康责成公司相关人员做好年会的筹备工作，并且通知办公室，下周星期一办公例会讨论此事，要求公司所有在家的领导和各部门经理都要参加。

总经理王永康责成公司相关人员做好年会的筹备工作，确定会议的主题、成立会议组织机构，办公室拟制年会的筹备方案并负责报批，其他部门要认真配合。办公室主任席为民领受任务后，立即组织相关人员开会讨论，进行分工，布置工作；会后大家按照分工，全力以赴投入到年会暨最新研发成果展示会的筹备工作中。

上机模拟操练。根据领导意图，各小组按照分工分别筹建年会组织机构；拟订会议筹备方案、会议经费预算方案、会议应急预案；制定会议议程、日程安排。 实训提示

（1）会议必备要素。主要包括会议名称、会议时间、会议地点、与会人员、会议主题和议题、会议方式及会议结果。

（2）公司例行工作会议的会前准备一般包括发会议通知（可电话通知）、准备会议室、准备会议资料、检查会议设备、准备茶水等事项。

（3）拟订会议筹备方案是会前的一项重要工作，应注意掌握拟订会议筹备方案的主要内容和工作技巧，根据给定的情况具体设计筹备方案。

三、知识导入

(一)实训任务基本知识要点

1.年会

它是就某一特定主题展开讨论的聚会，议题涉及政治、经贸、科学、教育或者技术等领域。年会通常包括一次全体会议和几个小组会议。年会可以单独召开，也可以附带展示会，多数年会是周期性的，最常见的周期是一年一次。

3.会议筹备方案的制定程序

组建会议筹备机构，选举或指派筹备方案编写负责人；与领导沟通，确定会议的名称、主题与议题、议程及日程安排、会议时间及地点、所需设备及工具、与会人员、文件的范围；制定会议经费预算方案，拟定食宿安排，拟制筹备方案，提请上司审核并批准之后按照要求作具体安排与部署。

4.确定会议的主题和议题

会议的主题是会议要研究的问题、要达到的目的，议题是对会议主题的细化。

5.确定会议名称

会议名称要用精练的文字高度概括出会议的主题，应当根据会议的议题或主题来确定，即要名副其实。一般包括：会议主办单位名称、会议主题、会议类型。

6.拟定会议议程日程

会议议程是对已确定的议题列出先后顺序，也就是对会议所要通过的文件、所要解决的问题的概略安排，并冠以序号清晰地表达出来。会议议程关系到会议的目的、任务，秘书人员可以提出建议并报请领导审批。会议日程是指会议在一定时间内的具体安排，也就是根据会议的计划和进程逐日作出的安排。会议日程表一般采用简短文字或表格形式，将会议时间分别固定在每天上午、下午、晚上三个单元里，将会议的议题具体化。

（1）议程表的设计。按习惯顺序和有关规定安排会议议程；应注意议题所涉各种事物的习惯顺序和有关对会议议程顺序的明确规定，按要求编制议程表；尽量将同类性质的问题排列在一起；保密性较强的议题，一般放在后面。

（2）会议日程表的设计。会议的日程一般采用简短文字或表格形式，将会议时间分别固定在每天

上午、下午、晚上三个单元里，将会议的议题具体化。会议日程表通常包括时间、会议内容、活动方式、地点、主持人、参加人等。

7.确定会议的时间及会期

召开会议的时间，原则上讲，应当在会议议题确定下来之后，尽量赶早不赶晚。但要根据有关领导的时间安排来确定会议时间；要根据会议的内容来安排会议召开时间；要考虑会议的时效性；主要领导人出差、旅行的当天或返回的当天最好不召开会议，紧急会议可以例外；会见会谈性会议，要事先同主宾双方协商，再确定会议召开时间。会期是指一次或一届会议总的时间长度。确定会期要综合考虑会议的内容、会议的规模以及会议的复杂程度。

8.确定召开会议的地点

会议地点也就是会址，要根据会议的规模、规格和内容等要求来确定。有时也考虑其他的因素，如政治因素、经济因素、社会因素等。

9.会务筹备机构

包括会务组、秘书组、组织组、接待组、宣传组、财务组、保卫组等。

10.制订会议经费预算

会议经费包括交通费用、会议室费用、住宿费用、餐饮费用、旅游参观费用、培训费用、预计外支出等。

11.会议应急方案的制定程序

预测情况→准备应对备选方案→讨论会议紧急情况→确定会议应急方案。

12.会议应急方案内容

包括会议举行过程中可能出现的人员问题、场地问题、设备问题、资料问题、健康安全问题、行为问题及解决问题时负责解决的会议工作人员和职责。

（1）人员问题。如演讲者、参加者或关键代表不能到会，或登记参会的代表数量不足，从而影响会议的规模以及财务收支和公共关系等。

（2）场地问题。如重复预订房间造成的冲突，取暖或通风系统出现故障等。

（3）设备问题。如缺少合适的设备或者设备在使用过程中发生损坏。

（4）资料问题。如宣传材料的不足或短缺，或资料没有送到会议地点。

（5）健康与安全问题。会议中，有时会出现意想不到的情况，如突发性火灾等各种灾害的发生，或某位代表患上了严重或高度传染的疾病，或因某种原因导致与会人员出现食物中毒等。

（6）行为问题。会议中，偶尔会出现发言人行为不当或与会代表行为不当。

写出会议礼仪培训要点。

讨论设计出大会会场布局（包括会场装饰、会场设备的摆放），设计出会标的标题和样式，设计出桌签的样式。在计算机上使用Microsoft Word绘制出会场布局、会标、桌签的图稿，以及陈述会场布置细节说明。

(三)实训提示

(1)租借或预订会议室要注意确认租借的日期、时间，考虑会场大小是否合适，租金是否符合预算，交通是否便利，所需各种设备设施是否齐全等，要履行相关手续。

(2)准备会议资料和用品要齐全，分装会议文件要认真细致。

(3)发送会议通知，要注意确认通知是否送到或收到。

(4)安排会议食宿，要注意根据与会者的反馈信息准确掌握人数，并要与会议主办方选择的接待宾馆签订相关协议。

(5)检查会议常用的视听设备，要天天天天天天天天天天

(6)布置会场，要充分考虑会议的主题，正确选择会场的类型和布局形式，作好座席安排，布置要烘托会场气氛，准备好座位引导和相关标识牌。(7)文稿拟写要格式正确，语言简练，段落层次清晰，词汇、语法、标点符号准确。

(8)制作产品宣传画册。产品宣传画册的作用是展示企业最新研究成果，对外界宣传企业强大技术实力。同时，为企业宣传造势。产品宣传画册不仅可以用于本次年会，而且后期的一系列市场活动均可使用。可初步作出预算，预订宣传画册。 任务三 会前文书工作训练任务

(二)实训安排

（1）上机模拟操练。各小组按照分工，分别根据领导意图拟写会议通知、制作请柬和邀请信、制作会议证件、准备会议标志、协助领导拟写讲话提纲并制作PPT演示文稿、拟制会务资料。

（2）会议证件的设计格调要与会议的性质气氛相适应。

三、知识导入

(一)实训任务基本知识要点

1.会议文件的类型

会议文件主要包括大会的主报告、大会发言单位的材料、会议日程表、参加会议人员名单、住宿安排、主席台座次、分组名单、讨论题目和分组讨论地点、作息时间表、会议的参阅文件和相关资料。

2.各种形式的文件材料

（1）会议的指导文书。包括上级会议文书、上级指示文书、本级开会起因文书等。

（2）会议的主题文书。包括开幕讲话报告、主题报告、专题报告、专门发言、选举结果、正式决议、闭幕讲话等。

（3）会议程序文书。包括议程文书、日程安排、讲话程序、选举或表决程序表等。

（4）会议参考文书。包括各部门统计报表、财务报表等。

（5）会议管理文书。包括开会须知、议事规则、保密制度、会议证件、作息时间、生活管理等。

（6）会议成果文书。包括选举结果、会议记录、会议纪要等。

（7）会议宣传、传达文书。包括新闻稿、传达提纲、执行计划等。

（3）公文式会议通知。它由标题、正文和落款三部分组成。

①标题的结构形式：

复杂式——发文机关+事由+文种。

简单式——会议通知。

②正文结构形式：

复杂式——会议名称+会议议题+会议目的+会议时间+会议地点+与会人员+会议议程+会议要求+会议准备的材料+会议安排。

简单式——会议议题+目的+时间+地点+与会人员。

（4）表格式通知。表格式会议通知结构规范，格式统一。党政机关、企事业单位和业务主管部门内部召开的各种会议经常采用表格式会议通知，方便快捷，有利于提高工作效率。

（5）公告式通知。公告式会议通知是利用报纸、电视等新闻媒体或其他公开传播媒介发送的会议通知。往往通知的对象不明确，且人员较多，像一些理论研讨会、股东会、联谊会、大型庆祝会等就使用公告式通知。

4.会议开幕词

开幕词是会议讲话的一种，它是党政机关、社会团体、企事业单位的领导人在会议开幕时所作的讲话，旨在阐明会议的指导思想、宗旨、重要意义，向与会者提出开好会议的中心任务和要求。它以简洁、明快、热情的语言阐明的大会宗旨、性质、目的、任务、议程、要求等，对会议起着重要的指导作用。

开幕词由首部、正文和结束语三部分组成，各部分的项目内容与写作要求如下：

（1）首部。它包括标题、时间、称谓三项。 ①标题。一般由事由和文种构成，如《中国共产党第十二次全国人民代表大会开幕词》；有的标题由致词人、事由和文种构成，其形式是《×××同志在××××会上的开幕词》；有的采用复式标题，主标题揭示会议的宗旨、中心内容，副标题与前两种标题的构成形式相同，如《我们的文学应该站在世界的前列——中国作家协会第四次会员代表大会开幕词》；也有的只写文种，即“开幕词”三字。

②时间。写在标题之下，用括号注明会议开幕的年、月、日期。

③称谓。一般根据会议的性质及与会者的身份确定称谓，如“同志们”、“各位代表、各位来宾”、“运动员同志们”等。

（2）正文。它包括开头，主体和结尾三部分。

①开头部分。一般开门见山地宣布会议开幕。也可以对会议的规模及与会者的身份等作简要介绍，如“参加这次大会的代表有×××人，其中有来自??”，并对会议的召开及对与会人员表示祝贺。需要说明的是，开头部分即使只有一句话，也要单独列为一个自然段，将其与主体部分分开。

②主体部分。这是开幕词的核心部分。通常包括三项内容：

第一，阐明会议的意义，通过对以往工作情况的概括总结和对当前形势的分析，说明会议是在什么形势下，为了解决什么问题和达到什么目的召开的；第二，阐明会议的指导思想，提出大会任务，说明会议主要议程和安排；

第三，为保证会议顺利举行，向与会者提出会议的要求。

③结尾部分。提出会议的任务、要求和希望。

篇二：会议文书的写作及范例

会议文书的写作及范例

第一节会议方案

1、 概念：会议方案是为使会议顺利进行，并取得完满的结果，办公室人员在会议召开前，对整个会议提出的预设方案，有时还需要送达上级机关请示核准。

2、 标题：会议召开机关+事由（或会议名称）+文种

正文内容包含开会缘由、单位、会议名称、会议时间、会议地点会期、会议的宗旨、规模、议程、做法和准备情况等。落款签署制发机关、日期，如果已在标题中表明，则不另外落款。

3、 会议方案和会议提案的区别。针对内容不同，会议方案针对会议本身，为保证会议顺利进行而制定的公文；而会议提案时针对有关问题，向会议提交的公文。两者提交时间不同，会议方案是在会议召开筹备前提出的；而会议提案是在会议期间提出的。

4、 种类：小型会议方案和大型会议方案

5、 范例一

***机械厂关于召开职工教育工作会议的方案

***市机械局：

为了贯彻落实中共中央、国务院《关于加强施工教育的决定》我厂决定于5月10—15日在厂招待所召开职工教育工作会议，特制定会议方案如下：

一、 会议目的。认真学习中共中央、国务院《关于加强施工教育的决定》，传达省市教

育工作会议精神，结合我厂实际情况制订加强职工教育规划，研究落实中青年职工

的“双补”教育工作。

会议规模：主管教育工作的

会议日程：

会议采取大小会结合的方式进行。

会议准备工作：厂里准备抽调十名熟悉教育工作的同事，

会议经费：各项开支见详表

请局领导参加我们的会议，并请分管教育工作的***局长在开幕式上讲话。关于讲

话稿的撰写，将派专人面谈。

以上方案，当否，请批示。 附表：会议经费详表

***机械厂（公章）

2010-11-24

范例二：大型会议方案一般规模较大、内容较多，常分条列出。

第二届世界广东同乡联谊大会方案

我省将于今年年底举办第二届世界广东同乡联谊大会（以下简称“世粤联会”），现将大会方案拟定如下：

一、“世粤联会”的主题和任务

二、“世粤联会”的召开时间、活动内容和规模

三、大会的日程安排

（一）12月2日

（二）12月3日

（三）12月四日

四、关于大会的经费问题

五、大会的筹办

（一）主办单位

（二）工作机构 二、 三、 四、 五、 六、 七、

（三）各组负责人、组成单位和任务分工。

1．秘书行政组

成员单位：省府办公厅、省财政厅、省侨办、省侨联、省卫生厅、广州省侨办

主要工作任务：

（1）

（2）

2．联络接待组

3．新闻文化组

4．经贸洽谈组

5．安全保卫组

6．其他

（1）以省委、省政府的名义邀请党和国家领导人出席开幕大会

（2）大会特邀嘉宾以省长**的名义邀请，大会海外代表以大会筹委会主任**的名义邀请。

第二届世界广东同乡联谊大会筹委会

2010-11-24

第二节 会议通知

一、

二、 概念：会议组织者向与会者发出的告知性文书，告示会议召开的相关事宜，要求有关人员出席会议。 会议通知的特点及写作要领：具体确切、完整齐全。标题形式是制发机关+事由+文

种，受文者可以是机关、单位、部门，也可以是个人。正文要写明会议名称、议题、

目的、召开时间、地点、出席人员以及对其提出的要求、会议日程安排、会议组织

三、

四、 者的联系方式及其他事项。 注意区分会议通知和会议方案。会议通知时告知会议召开，要求有关人员参加，而会议方案是对整个会议作出的安排和计划。 会议通知常见种类：行政性会议通知、经济性会议通知、学术性会议通知。

范例一：行政性会议通知

人事计划工作及知识分子家属“农转非”工作会议的通知

各县（市、区）人事局、市开发区人事劳动局：

为进一步贯彻落实全省人事计划工作会议精神，做好全市人事计划工作，围绕整体性人才资源开发这一中心，积极协助党政机构改革，充分调动全市党政管理干部及专业技术干部的积极性和创造性，促进我市经济和社会各项事业的全面发展。经研究，决定召开全市人事计划工作会议及知识分子家属“农转非”工作会议，请各县（市、区）人事局具体负责人事计划工作的同事，于5月29日上午9时，到市专业军官学校五楼会议室参加会议，会期一天。

***人事局

2010-11-24

范例二：经济性会议通知

“WTO、中国和亚洲经济”会议的通知

**大学将在2010年11月24日~15日承办第三届“WTO、中国和亚洲经济”会议，此次会议由**商学院主办、**大学国际经济研究中心、**银行以及**大学协办。希望能与世界各国的学者共同研究、交流中国加入WTO之后如何让发展与亚洲及世界各国贸易关系这一涉及中国和亚洲未来发展的课题，以促进相关领域的学术交流和深入合作与研究。

一、学术研讨议题和领域：

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二、会议时间安排

回执：2010年5月10日前

提交论文摘要或初稿：2010年7月10前

提交论文成稿：2010年11月10日前

报到：2010年12月16

会议：2010年12月17至12月18

会议语言：英语

执行主席：**大学商学院**（院长）

联络人：***、**

地址：*******

邮编：*****

联络电话及传真：*******

E-mail：******

大会网址：*********

注意：请用英文写论文摘要，在500—2000字之间。论文摘要要附在回执上一并寄回，同时将电子版发回到大会电子邮箱中。

******年**月**日

范例三： 网络研究学术研讨会会议通知

网络研究学术研讨会将作为亚太高速网络协会APAN第18届学术会议（2004年7月2日~7日）的分会于2004年7月6日在澳大利亚Cairns召开。会议组织委员会向网络研究的各个领域征集会议论文。被录用的论文将在会议论文集中发表，并公布于会议网站上。

会议网址：******

论文主题包括：网络工程、网络技术、应用技术、自然科学

论文须知：

1、 论文必须是未公开发表过的或者对现有系统的经验评估论述；

2、 论文要求使用英文，A4纸，10页两列排版。

3、

第三节会议提案

一、概念：提交会议讨论或审定

二、会议提案的特点及写作要领：由案由、提案人（由得带有附议人）、理由、办法等四部分组成。

关于*****的提案，提案人要写清楚身份和姓名，理由要用事实说明存在问题的严重性和解决问题的必要性，办法要具体明确、切实可行。

三、注意区分会议提案和会议决议。会议提议是就某一问题，提出请求会议答复，而会议决议是

通过会议研究，针对某问题作出决策。

四、会议提案常见的类型：政治会议提案和社会团体会议提案

范例一：政治会议提案

提案：以人为本、让利于民、遏制药品虚高定价

近几年*****************************

一、成因

二、建议1、

2、

3、

总之，完善价格管理体制，以合理成本为基础进行价格核定，加强政府对主要和重要药品的宏观调控系统，减少或取消中间销售环节，重新构筑药品流通体系，并加强政府和消费者共同监督检查的力度，从而有效遏制药品的虚高定价，让老百姓得到真正实惠。（建议人：医药卫生界**委员会）

范例二： 关于优化中央电视台《新闻联播》节目播音员结构的提案

【案由】关于推陈出新，优化中央电视台《新闻联播》节目播音员结构的提案

【类号】6

【类别】文化宣传

【提案号】0047

【审查意见】建议国务院交广电总局研究办理

【提案人】***

【提案形式】个人

【内容】

******************************

现象

原因

建议

第四节会议记录

一、 概念：会议记录是反映会务活动的重要材料，是传达、贯彻、执行会议精神的依据。

二、 会议记录的特点和写作要领：会议记录一定要真实、全面地反映会议的本来面目。标题、会议组织情况、会议内容和签署。标题是会议名称+文种，会议组织情况包括会议名称、会议时间、会议时间、会议地点、会议主持人、会议缺席人、会议缺席人、会议列席人、会议记录人。会议的内容随着会议的进展一步步完成，没有具体的固定模式。散会时，主持人和记录人应分别在会议记录全文的右下方签署姓名。

三、 会议记录常见的类型：摘要式会议记录和详细式会议记录。

范例一：摘要式会议纪要

摘要式会议纪要只记录会议讨论问题、会议决议、分歧意见，对每个人的发言不做记录。 **区干部培训中心第*次办公室会议记录

时间：2005年3月4日14：30~17：00

地点：培训大楼第*会议室

出席人：刘××（主任）、杨××（教务长）、张××（办公室主任）、吴××（办公室秘书）及培训部主要负责人。

缺席人：王××（外出开会）

主持人：***

记录：吴××（办公室秘书）

一、报告

（一） 杨××报告中心基本建设进展情况。

（二） 主持人传达区人民政府《关于压缩行政经费》（一下简称《通知》）

二、讨论

我中心如何按照区人民政府《通知》的精神抓好行政经费的合理开支，切实做到既勤俭节约，又不影响正常的培训教学、科研等活动的开展。

三、决议

（一） 利用

（二） 呵呵

散会

主持人（签名）

记录人（签名）

第五节会议开幕词

一、概念：用来阐述会议的背景、目的、任务、指导思想、对会议提出希望和要求。

二、会议开幕词的特点和写作要领：会议开幕词是指导整个会议的讲话，篇幅不宜过长，语言要

富有感染力。标题有四种形式：会议名称+文种；致辞人+会议名称+文种；主辅复试标题法，文种。会议讲话的时间一般写在标题下面，用括号括上。署名要写致辞领导人的，如标题中已出现则可省略。称谓要顶格写，后面加冒号。正文的开头宣布会议开幕，主体介绍会议的筹备过程，阐明会议的指导思想，提出会议的任务和要求，也可以省略。往往用“预祝会议取得圆满成功”结束全文。

三、注意区分会议开幕词和会议闭幕词。两者的位置不同，开幕词是在会议之前，对整个会议具

有指导性；而闭幕词是在会议结束时的讲话，对会议具有总结性。两者内容不容，会议开幕词内容是会议的背景、目的、任务、指导思想和希望要求‘而会议闭幕词是对会议的回顾与感想。

四、常见种类：侧重性开幕词和一般性开幕词

五、范例一：侧重性开幕词对会议召开的历史背景、重大意义或会议的中心议题等做重点阐述，

其他问题一带而过。

共同推进新世纪的亚洲合作

——在亚洲合作对话第三次外长会议开幕式上的讲话

中华人民共和国国务院总理×××

2004年6月22日

尊敬的**总理，各位代表团团长，女士们、先生们：

亚洲合作对话第三次外长会议在中国青岛隆重召开。这次会议在前两次会议达成共识的基础上，将进一步明确亚洲合作的原则、内容和方式，并发表《亚洲合作宣言》。会议还将深入讨论亚洲能源安全问题，发表《青岛倡议》。这是一次总结过去、规划未来，推进新世纪亚洲合作的重要会议。我谨代表中国政府，对会议的召开表示热烈的祝贺，对各位出席的到来表示热烈的欢迎。

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亚洲合作市时代的潮流，是各国发展的现实需求，也是亚洲振兴的必由之路。让我们携起手来，共同推进新世纪的亚洲合作。

谢谢大家！

范例二：一般性开幕词只对会议的目的、议程、基本精神、来宾来做简要概述。

××学院第一次教学工作会议开幕词

××市委副书记、市纪委书记、

××学院党委书记×××

2005年12月3日

同志们：

××学院打一次教学工作会议今天隆重召开了，我代表学院党委向大会的召开表示热烈的祝贺，向出席会议的各位代表和在教学科研工作中辛勤耕耘、无私奉献的广大教师、教辅人员以及全体职工致以亲切的问候。

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同志们，让我们紧密团结在以胡锦涛为总书记的党中央的周围，在上级党委和政府的正确领导下，以饱满的精神状态，团结一心，艰苦奋斗，与时俱进，开拓创新，为全面提高教育教

篇三：会议文书

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