大数据环境档案信息化建设的思考 本文关键词：信息化建设，思考，环境，档案，数据
大数据环境档案信息化建设的思考 本文简介：摘要：大数据的发展为档案信息化建设创造了条件，本文分析了大数据时代企业档案信息化建设面临的新的机遇和挑战，对大数据环境下如何做好企业档案信息化建设进行了阐述。关键词：大数据；企业档案；信息化建设大数据时代背景下，信息成为企业发展的重要战略资源，面对错综复杂的市场竞争，企业对各类信息资源开发利用的能力
大数据环境档案信息化建设的思考 本文内容：
摘要：大数据的发展为档案信息化建设创造了条件，本文分析了大数据时代企业档案信息化建设面临的新的机遇和挑战，对大数据环境下如何做好企业档案信息化建设进行了阐述。
关键词：大数据；企业档案；信息化建设
大数据时代背景下，信息成为企业发展的重要战略资源，面对错综复杂的市场竞争，企业对各类信息资源开发利用的能力就显得至关重要。档案，作为企业各类信息资源的载体，其潜在利用价值不容忽视，因此大数据时代对企业档案的管理工作也提出了更高的要求。
一、档案信息化建设发展现状
近年来，各类企业在档案信息化建设方面取得了显著成绩，主要表现在：（1）广泛开展档案信息化建设的探索和实践。近几年，信息技术的快速发展，传统的档案管理模式亟待改革，各单位纷纷对档案信息化建设工作进行了规划、部署和实施。随着档案管理系统的搭建，很多企业实现了内部资源共享，大多单位建立了与公司内部OA等系统的接口管理，实现了对电子文档的实时捕获；（2）档案信息化环境得到改善。随着国家对档案工作建设力度的强化，大数据概念的引入，各单位档案信息化建设的意识得以加强，在档案信息化建设方面的投入不断加大，档案收集范围更加广泛，档案信息资源结构进一步优化，档案信息化的基础建设得到巩固。
二、大数据时代档案信息化面临的机遇和挑战
大数据时代的到来，为档案信息化建设提供了难得的机遇，主要表现在：（1）全面的档案信息。随着企业档案信息化进程的加快，各类档案资源会滚动积累并日渐丰富，库藏数据资源将会迅速增长，并会呈现数据结构复杂、数据种类多元化的特点。（2）档案将与网络信息系统深度融合。档案是在各项业务中产生的，对档案管理而言，借助信息系统，可以非常便利的实现业务部门与档案部门的数据连接，在同一平台上实现档案的产生、流转、归档、保存、利用等各环节的衔接，档案管理的效率将会大幅提升。数据信息的全面捕获将使得企业档案呈现以下特点：（1）档案信息量增大。企业各种信息被广泛收集，加之网络的发达和存储设备成本的低廉，信息资源将呈现指数形式增长的趋势；（2）档案信息形式多样。大数据时代的档案信息不会仅以文字记载为主，大量图表、图像、音视频等形式将普遍存在，数据类型将会变得更加复杂；（3）价值密度小。档案信息增长的同时，有潜在利用价值的数据的增福会降低，去粗取精将成为档案数据利用的必然选择。基于大数据来临的契机和趋势，档案工作将面临巨大的挑战：（1）给档案管理职责带来的挑战。在以往档案管理中，文件由各业务部门移交后才由档案室进行归档管理，档案室与其他业务部门的管理边界十分清晰。电子档案出现后，档案室与其他业务部门的管理边界出现了交叉，档案室有机会将档案管理的需求前置于业务管理中，使电子文件的形成满足档案管理的需要。因此对于电子文件，档案室的管理职责要前移，必须与业务部门协调配合；（2）给档案收集范围带来的挑战。大数据时代强调的是“全程记录”，而不是目前通用的“有用才被记录”。那么，面对新形势，档案归档范围的确定是否需要改革，如何在“全”与“有价值”之间达到平衡，是一个值得思考的问题；（3）档案数据的分析问题。目前，市场上的档案系统大多止步于档案集中与管理，数据分析方法还未系统建立，对大量数据的挖掘与处理在一段时间里将成为档案工作必须克服的一道难题。
三、大数据时代档案信息化工作的做法
大数据时代企业档案信息化建设可以从以下几个方面开展：在现有的档案信息化基础上，加强档案资源建设，加快推进库藏资源数字化工作，加大开放档案的力度，拓宽档案利用渠道，以档案信息资源集成和整合为主线促进档案信息化建设；利用大数据分析手段，实现数据行为分析、深度挖掘和信息推送，进而满足档案利用者多样性的利用需求。具体实施上可以从以下几个方面入手：1.构建数字档案馆知识服务体系在构建数字档案馆知识服务体系时应从以下几方面入手：（1）数字资源的收集。档案部门一是要做好现阶段档案管理系统与办公系统的融合，对有利用价值的文档、图像、图片、音频等非结构化数据和其他与档案系统对接的应用系统中的结构化数据进行全面搜集；二是以需求为导向，本着重点档案优先数字化的原则，制定符合实际的库藏档案数字化方案，分步实施；（2）数据整理与检索。对档案进行分类浏览，形成档案知识地图等工具，便于对档案资源目录和全文的检索与获取；（3）知识整合与加工。通过档案编研形成有专题特色的知识库是信息整合的最简易途径，此外，还可以借助大数据分析的相关方法和工具，将档案数据进行碎片分析，并按相应条件进行匹配，从而达到知识加工、整合的目的；（4）知识共享与交流。利用网络和档案系统与业务系统对接等方式实现档案数据的集成从而实现信息共享；通过对用户需求的跟踪与分析实现信息定制或主动推送服务是也将成为档案系统发展的方向。2.创新档案管理制度档案管理部门应结合本单位档案资源利用的实际情况和大数据时代背景，准确把握本企业业务发展的脉搏，按照《电子文件归档与电子档案管理办法》的精神，运用创新思维，制定适应信息化建设的档案管理制度，进一步健全完善档案管理业务流程和技术规范，以确保电子文件和电子档案的安全性与完整性；同时应在遵守国家标准规范的基础上，建立内部档案信息化标准体系，如：档案管理软、硬件实施标准，档案数字化加工标准，档案数据整理、保管、服务标准等，为档案信息化建设的有序化操作、档案数据的规范化管理和档案服务做支撑。3.强化档案队伍建设档案人才是档案转化为信息资源为用户提供服务的一个必不可少的前提条件。从原始档案信息到知识资源的转化过程，不仅仅是计算机的技术性问题，各种信息的关联性有许多是需要有生产等业务基础知识的人才能识别，以笔者所在单位为例，档案人员具有项目管理方面的知识其档案工作往往开展的更加顺利。因此，企业应注重培养集技术和档案管理于一身的综合型档案人才，既熟练掌握档案管理知识，又具有利用现代科技手段处理信息档案和进行数据分析的能力。4.要有先行思维，致力于先行服务档案工作不仅仅是末端工作，还是下一件同类事情的开端。这一观点是前国家档案局局长杨冬权先生提出的，他举了一个简单的例子：党的十八大召开之前，要做好筹备工作，当事人做的第一件事就是查阅前几届党代会的档案资料，熟悉掌握储备组的相关情况。其实细细琢磨自身工作，我们会发现的确如此。如新项目投标，组织投标部门很可能会找出已中标的同类项目的投标文件作为参考；又如拟公文，通常也会想到从档案中把相关的文件找出来，找个模板参考一下。以上例子都说明档案可以是一项工作的“排头兵”，因此档案工作应以先行思维为指导，主动进行前端控制，比如文书是档案的前身，我们在进行档案信息化建设时，就要与相关部门协调好，使档案工作提前介入到文书的管理工作中，推进文档一体化管理。同时我们要有先行服务精神，及时掌握企业动态，主动分析用户利用趋势，通过编研、信息推送等方式主动为用户提供服务。大数据给档案工作提供了新的管理理念、技术和模式，档案工作者应打破传统框架，勇于创新。然而我们在进行技术创新和管理转型的过程中应保持理性，对传统的管理方式不能全盘否定，一些基础性的工作不能因为大数据的到来而改变，如果我们还没有做到足够的数据积累，还没有统一的规范体系，就暂时不要去空谈数据价值分析。此外，我们还要认识到档案部门在技术方面不具优势，而大数据的分析和应用需要业务分析人员和数据整合专家，应注重跨领域、跨部门的合作。大数据时代的档案信息化建设是一项复杂的系统工程，需要各方面的共同努力方能发挥效能。
参考文献
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[4]李兰兰.大数据时代档案信息化管理工作的几点思考[J].科技展望，2016，（6）：214.
作者：李艳平 单位：中国港湾工程有限责任公司
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