篇一：商务礼仪 年会、新品发布会
商 务 新
活 动 礼 仪 品 发 布 会 · 年 会 小组成员：丁培鑫 陈津津陈莹 谢明桂 谢勇 1
目录
板块一·新品发布会............................................................3
一、简介.......................................................................................3
二、程序.......................................................................................3
三、地点安排................................................................................3
四、流程.......................................................................................3
五、进行过程中的礼节.................................................................5 板块二·年会.......................................................................5
一、简介.......................................................................................5
二、年会形式................................................................................6
三、年会方案................................................................................6
四、策划场地................................................................................7
五、意义.......................................................................................7
六、奢华年会................................................................................8
七、年会邀请函............................................................................9
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板块一·新品发布会
一、简介
新品发布会，简称发布会。对商界而言，举办新品发布会，是自己联络、协调与客户之间的相互关系的一种最重要的手段。新品发布会的常规形式是由某一商界单位或几个有关的商界单位出面，将有关的客户或者潜在客户邀请到一起，在特定的时间里和特定的地点内举行一次会议，宣布一新产品。对于企业来说，新品发布会的流程制定非常重要，由于企业新品发布会关系着未来的销售，所以公道甚至出彩的流程策划会给新产品的推出形成正面的影响。
二、程序
时间通常上午10点或下午3点，1—2小时之间，1.5小时左右。
1.迎宾签到
2.分发资料
3.会议过程
4.会后活动
5.效果评估
6.注意事项
三、地点安排
场地可以选择户外，也可以选择在室内。根据发布会规模的大小，室内发布会可以直接安排在企业的办公场所或者选择酒店。酒店有不同的星级，从企业形象的角度来说，重要的发布会宜选择五星级或四星级酒店。为了体现权威性，可在人民大会堂等权威场所举行（由于审核程序繁琐，企业可委托专业策划公司全程策划筹办）
酒店有不同的风格，不同的定位，选择酒店的风格要注意与发布会的内容相统一。还要考虑地点的交通便利与易于寻找。包括泊车是否方便？
发布方在寻找新品发布会的场所时，还必须考虑以下的问题：
· 会议厅容纳人数？主席台的大小？投影设备、电源？布景、胸部麦克风、远程麦克风？相关服务如何？住宿、酒品、食物、饮料的提供？价钱是否合理？有没有空间的浪费？ · 背景布置。主题背景板，内容含主题、会议日期，有的会写上召开城市，颜色、字体注意美观大方，颜色可以企业VI为基准。酒店是否会代为安排。
· 酒店外围布置，如酒店外横幅、竖幅、飘空汽球、拱形门等。酒店是否允许布置。当地市容主管部门是否有规定限制等。
四、流程
筹备新品发布会，要做的预备工作很多，其中最重要的是，要做好时机的选择、职员的按排、记者的邀请、会场的布置和材料预备等。
1、时机的选择
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在确定新品上市发布会的时机之前，应明确一点：应确认新品上市发表紧迫性的最佳时机。
假如基于以上一点，确认要召开新品发布会的话，要选择恰当的召开时机：要避开节日与假日，避开本地的重大活动，避开其他单位的发布会，还要避开与新闻界的宣传报道重点相左或撞车。恰当的时机选择是企业新品发布会取得成功的保障。
2、职员的安排
企业新品上市发布会的职员安排关键是要选好主持人和发言人。发布会的主持人应由主办单位的公关部长、办公室主任或秘书长担任。其基本条件是：仪表堂堂，年富力强，见多识广，反应灵活，语言流畅，幽默风趣，善于把握大局，引导提问和控制会场，具有丰富的主持会议的经验。
新闻发言人由本单位的主要负责人担任，除了在社会上口碑较好、与新闻界关系为融洽之外，对其基本要求是修养良好、学识渊博、思维灵敏、能言善辩、彬彬有礼。
新品上市发布会还要精选一批负责会议现场工作的礼节接待职员，一般由相貌端正、工作认真负责、善于交际应酬的年轻女性担任。值得留意的是，所有出席发布会的职员均需在会上佩戴事先同一制作的胸卡，胸卡上面要写清姓名、单位、部分与职务。
3、嘉宾的邀请
对出席新品发布会的嘉宾要事先确定其范围，具体应视题目涉及范围或事件发生的地点而定。一般情况下，与会者应是与特定事件相关的人士
另外，确定邀请的嘉宾后，请柬最好要提前一星期发出，会前还应用电话提醒。
4、会场的布置
新品上市发布会的地点除了可考虑在本单位或事件所在地举行外，可考虑租用大宾馆、大饭店举行，假如希看造玉成国性影响的，则可在首都或某一大城市举行。新品发布会现场应交通便利、条件舒适、大小合适。会议的桌子最好不用长方形的，要用圆形的，大家围成一个圆圈，显得气氛和谐，主宾同等，当然这只适用于小型会议。大型会议应设主席台席位、来宾席位等。
5、材料的预备
在举行新品发布会之前，主办单位要事先预备好如下材料：
一是发言提纲。它是发言人在发布会上进行正式发言时的发言提要，它要紧扣主题，体现全面、正确、生动、真实的原则。
二是题目提纲。为了使发言人在现场正式回答提问时表现自如，可以对被问的主要题目进行猜测的基础上，形成问答提纲及相应答案，供发言人参考。
三是资料提纲。事先必须精心预备一份以有关数据、图片、资料为主的资料提纲，并认真打印出来，在新品发布会上提供给来宾。在资料提纲上应列出本单位的名称、联系方式等，便于日后联系。
四是形象化视听材料。这些材料供与会者利用，可增强发布会的效果。它包括：图表、照片、实物、模型、录音、录像、影片、幻灯片、光碟等。
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五、进行过程中的礼节
1、搞好会议签到
要搞好新品发布会的签到工作，让来宾在事先预备好的签到簿上签下自己的姓名、单位、联系方式等内容。来宾签到后按事先的安排把与会者引到会场就座。
2、严格遵守程序
要严格遵守会议程序，主持人要充分发挥主持者和组织者的作用，公布会议的主要内容、提问范围以及会议进行的时间，一般不要超过两小时。主持人、发言人讲话时间不宜过长，过长了则影响来宾提问。对来宾所提的题目应逐一予以回答，不可与来宾发生冲突。会议主持人要始终把握会议主题，维护好会场秩序。
3、留意相互配合
在新品发布会上，主持人和发言人要相互配合。为此首先要明确分工，各司其职，不答应越俎代庖。在发布会进行期间，主持人和发言人通常要保持一致的口径，不答应公然顶牛、相互拆台。
4、态度真诚、主动
发布会自始至终都要留意对待来宾的态度，因为接待来宾的质量如何，直接关系到新品发布会的成败。
新品发布会的善后事宜
发布会举行完毕后，主办单位应在一定的时间内，对其进行一次认真的评估善后工作，主要包括：
1、整理会议资料
整理会议资料有助于全面评估发布会会议效果，为今后举行类似会议提供鉴戒。发布会后要尽快整理出会议记录材料，对发布会的组织、布置、主持和回答题目等方面的工作进行回顾和总结，从中汲取经验，找出不足。
2、收集各方反映
首先要收集与会者对会议的总体反映，检查在接待、安排、服务等方面的工作是否有欠妥之处，以便今后改进。
板块二·年会
一、简介
年会——年会，就是每年尾牙企业和组织为总结一年的运营情况、鼓励团队士气、展望美好未来而策划实施的一种集会形式。年会是企业的春节，也是标志着一个企业和组织一年工作的结束。企业年会会伴随着企业员工表彰、企业历史回顾、企业未来展望等重要内容。一些优秀企业和组织还有邀请有分量的上下游合作伙伴共同参与这一全司同庆的节日，增加企业之间的沟通，促进企业之间的共同进步。
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篇二：商务会议策划方案
项目三
第二组
小组成员：
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杭州动漫学术研讨会策划书
背景：21世纪是一个转型的世纪，世界的发展进入了一个知识科技时代，经济
发展趋于转型不在是以传统的产业发展来撑起着世界经济，然而动漫产业作为文化产业的后起之秀，正确经济全球化的过程中扮演着越来越重要的作用，当前的中国动漫产业拥有广阔的市场，但同时也面临着重要的挑战，如何摆脱现阶段被动的局面，以高质量的动漫艺术夺回国内市场同时走向世界走向未来，如何探索一条合适于中国动漫发展之路，则是中国动漫界当前最急需解决的问题，而一切解决问题的根本首先是来源于对事物的认识。故我们杭州作为成为中国动漫之都的热门城市，有幸请来了国内外知名的动漫制作者，一起探讨我国今后的动漫事业发展前景和方向。
一、会前准备工作：
1、会议主题：为了发展中国的动漫产业，将中国动漫推向世界，特召开此次
会议，会议的重点是分析中国动漫的现状和预测中国动漫的
未来发展前景
2、会议名称：杭州动漫学术研讨会
3、会议规格与规模：本次会议是中型高档次的会议
4、会议时间与地点： ①时间：2010年7月3日---2010年7月6日
②地点：杭州西湖会议厅（风景宜人，空气清新，环
境清幽，有利于会议的顺
利展开，可以拓宽人们的
思路）
5、与会人员名单：国内外知名动漫专家、群众代表、媒体、主持人（具体人
员见附表1）
6、会议日程：（会议日程见附表2）
7、印发会议通知，于6月15日发放（邀请函见附表3）
8、会议所需用品及设备：
（1）必备用品：文具、桌椅、茶具、扩音设备照明设备、空调设备、投
影和音像设备等。
（2）特殊用品：①会议证件（会议正式证件，工作证）
②会标：发展中国动漫—杭州研讨会（展板式） ③席卡（普通席卡即可）
④会议器材的准备（检查各种设备是否准备好，避免突
发状况的发生）
⑤会议材料（会议日程、议程等文件，会议签到表） ⑥会议饮料用品（清茶、纯净水、纸杯等）
⑦会议其他用品（纸、笔、烟灰缸、面纸等）
（以上八项由会务组负责）
9、会议组织机构：会务组、宣传组、文件组、接待组、保卫组、秘书组、
后勤组、企划组、
10、会议场所的布置：（会场布置见附表4）（企划组负责）
（1）会场格局的设计
（2）排列会场座次
（3）会场摆放花卉：在u型桌中间摆放君子兰
11、预订膳宿（接待组负责）
在纳德大酒店预定15间空房，供参会人员住宿（选择理由：离杭州西
湖较近，四周风景宜人，客人闲暇之余可以去西湖游玩，且该酒店服务较好，口碑不错）
(1)住宿预订：
房间标准：高级标间8间（418元/间）
豪华单间7间（468元/间）
预订天数：3天
(2)餐饮预订：
①预订方案：7.03工作晚餐（两桌）
7.04工作午餐（两桌）、商务晚餐（四桌）
7.05工作午餐（两桌）、烧烤晚会
7.06工作午餐（两桌）
②预订标准：工作午餐800/桌
商务晚餐1500/桌
烧烤晚会5000元
12、进行全面的会前检查：
（1）检查会场空调，麦克风，投影仪等设备是否齐全，并进行试用，确
保其在当天能正常使用（后勤组负责）
（2）会议文件是否准备齐全、签到簿是否做好（文件组负责）
（3）检查警卫部署、证件检验人员的定岗定位、交通指挥及主席台服务
人员的就位等（保卫组负责）
二、会中组织工作
（一）报到日安排（7月3日）
1、接站工作 （1）时间：7:00—15:00
（2）地点：车站或机场
安排车辆准时在车站或机场接待，在酒店门口树
立欢迎标牌，欢迎每位参会人员，并派迎宾小姐
带领其办理相关手续
2、报到工作 （1）时间：8：00—17：00
（2）地点：纳德大酒店一楼大厅(接待组负责)
3、材料的发放(文件组负责)
先请与会人员到纳德大酒店入住，凭邀请函领取门牌号
码，并向报到者说明会议的作息时间、注意事项和食宿
安排等情况、收取和发放相应材料，待第二天在集体去
会场、与会人员还要填写个人信息资料，以便会后制作
会议通讯录和以后联系
（二）第一天安排（7月4日，企划组负责）
1、开幕仪式
（1）开幕式前准备（会务组负责）：
①时间： 9：00—10：00
②地点：杭州西湖会议厅外的临时舞台
③人员：全体与会人员
④器材：准备好麦克风、音响、鲜花等设备，搭好舞台，并在前
天晚上进行相关设备的检测，确保能正常使用。
⑤开幕式会场布置（会场布置见附件5）
（2）开幕式议程
①主持人讲话，宣布开幕式开始
②中国动漫协会会长发表演讲（主持人，协会会长演讲稿见附件6） ③参会人员代表发言
④动漫大师发言
⑤主持人宣布开幕式结束
（3）现场整理，打扫
2、会议“2010中国动漫产业发展”
（1）会议时间：10：30—11:30
（2）会议地点：杭州西湖会议厅（2号会议厅）
（3）与会人员：协会市场部成员、群众代表、主持人，记者
（4）会议议题：①中国动漫产业发展概况
②中国动漫市场消费者构成情况
③中国动漫产业存在的不足
（5）会议议程：①主持人宣布会议开始
②本协会市场部负责人发言（根据中国动漫产业发展
概况分析中国动漫市场
消费者构成情况）
③群众代表发言(表达对中国动漫的看发以及期望)
④主持人宣布会议结束
（6）会议器材：会场、多媒体、音响设备、横幅、扩音设备照明设备、
空调设备、入场证件、记者证、席卡、纯净水等
（7）会场布置：在U字型会台的中间摆4盆树景，会台上摆放上鲜花、
篇三：商务会议策划
2013徐州民俗文化产业发展研究会
会议策划
前言：
徐州古称“彭城”，具有四千多年的历史，境内人文遗存众多，是国家历史文化名城之一，同时也是全国优秀的旅游城市，现已形成了以“两汉、战争、山水”等为代表的旅游文化。徐州以其独特的历史地位、众多的文化遗迹而誉满神州，尤以星罗棋布的汉墓，巧夺天工的汉画石像和独具艺术魅力和文化内涵的汉兵马俑等“汉代三绝”等受到关注。徐州历来为兵家必争之地，素有“北国锁钥、南国门户”之称。如今，徐州高铁的建成加快了徐州与外界的联系，同时也促进了徐州的快速发展，近年来旅游热的掀起，使得徐州加快旅游业的发展成为必然。然而，徐州的民俗文化还没有受到足够的重视，民族文化产业的发展问题也没有关注，为此，徐州市委及其徐州市政府主办关于《2013徐州民俗文化产业发展研讨会》。
本届徐州民俗文化产业发展研讨会以“魅力徐州，美丽生活”为主题，从历史徐州、山水徐州、活力徐州、时尚徐州、小康徐州等不同角度全面展示徐州的美丽元素，强调徐州民俗文化发展的重要性以及徐州民俗文化产业发展的必要性，最终落实到提升徐州区域性旅游中心城市地位和知名度上来，从而进一步加快徐州经济的发展。
一、会议的主要策划内容：
（一）会议主题：“魅力徐州，美丽生活”
（二）会议名称：徐州民俗文化产业发展研讨会
（三）会议举办单位：
1、会议主办单位：徐州市委、市政府
2、会议承办单位：徐州市文化局、徐州旅游局、彭城书院
3、会议协办单位：彭城饭店、彭城晚报
4、赞助单位：徐工集团、宝洁公司、内蒙古伊利实业集团股份有限公司、青岛啤酒股份有限公司
（四）会议规模与规格：
1、会议规模：中型会议
2、会议规格：中等规格会议
（五）会议时间和地点：
1、会议时间：2013年4月1日----2013年4月4日（4月1日是代表报道日）
2、会议地点：徐州海天假日酒店
（六）与会人员范围及人数
1、重要与会者（单位、职务）（共10人）
曹新平，徐州市市委书记
颜廷峰, 党组书记
朱民， 徐州市市长
李连玉，徐州市副市长
黄九章，徐州市副市长
朱勤虎，徐州市副市长 汪为群，徐州市人大常委会副主任
高成富，徐州市文化广电新闻出版局局长、副书记
雒永信, 市旅游局局长
候玉忠，市旅游局副局长
2、普通与会者（范围、人数）（140人）
徐州市资深民俗文化传承者（30人）
徐州市民俗文化爱好者（20人）
徐州各大报刊记者（30人）
其他城市民俗文化传承代表者（20人）
徐州市各民俗文化馆馆长（10人）
徐州市各大高校研究民俗文化教师（10人）
徐州市研究民俗文化学者（20人）
（七）会议议题：
1、关于民俗文化产业发展的战略选择与新路途探索的问题
2、关于地方政府对现代民俗产业集群的科学管理与综合服务能力的问题
3、关于民俗产业贸易的未来发展趋势与民俗文化的产品化研究的问题
4、关于产品的创新性发展战略与生产流通过程中科技质量的提升的问题。
（八）会议日程（会议日程详见附件一）
（九）会议邀请（会议邀请详见附件二）
（十）会议组织结构
本次会议筹备和安排由接待组、会务组、秘书组、宣传/专家组、组织组 共同负责完成。（会议组织结构安排详见附件三）
（十 一）预订工作（预订工作详见附件四）
（十
二）研讨会会议会场布置：
研讨会总共在三个会议厅进行研讨，在徐州海天假日酒店1和2层。主会议厅是1301室，面积为245平方米，总会议厅能容纳200人入座。其中两个研讨会议在1301室开设。另两个是专题研讨的报告厅，分别为1302室，面积分别均
为190平方米，均能容纳150人入座。
三个会议厅的会标均采用红布横幅白色字体，分别悬挂在每个会议厅的主席台前上方。会标上根据不同的会议名称确定。
主会议厅主席台的桌面采用大红布铺于主席台并完全垂挂。两大盆鲜花置于主席台左右两侧，鲜花是由康乃馨、月季、百合组成的。在主席台上分别根据主席台人数对称地放置话筒。两只音响分别悬挂于每个会议厅的前上方、在面向主席台的第一排座位安置四只话筒。每个会议厅安置两匹柜式空调，置于整个会场的两侧。共准备席签150个，采用浅红色纸作为背景，黑色字体。主会议厅四台柜式饮水机、辅会议厅饮水机均为两台。
本次参加的重要与会者共有10人，所以他们的座位安排如下:
1：曹新平，徐州市市委书记
2：颜廷峰, 党组书记
3：朱民， 徐州市市长
4：李连玉，徐州市副市长
5：黄九章，徐州市副市长
6: 朱勤虎，徐州市副市长
7: 汪为群，徐州市人大常委会副主任
8: 高成富，徐州市文化广电新闻出版局局长、副书记
9: 雒永信, 市旅游局局长
10:候玉忠，市旅游局副局长
（十三）设备用品（设备用品详见附件五）
（十四）费用预算（费用预算详见附件六）
二、会后后续工作：
1、发放与会人员通讯录
2、发放研讨会纪念册
3、发送礼品（汉兵马俑工艺品摆件精装9件套礼盒）
4、工作人员检查有无物品遗漏
5、主办方会联系与会者表达感谢
6、安排好送站车辆，确保人员安全
三、应急方案
为了保证此次研讨会的正常召开，确保参会人员的人身安全，我们必须要做好相关的会议安排和应急预案，以便在发生突发事件时能迅速采取应急措施，在最大限度上降低事故造成的损失，所以制定以下应急预案。
（一）设备用品应急预案：
为了会议正常召开，对于会议要用的设备提前做好检查工作。会议要用的麦克风准备五个。对于投影仪，我们会请专业人员在现场做预防工作。
（二）停电应急预案：
当会议厅因故发生全部停电时，应采取以下措施进行处置。
1、明确停电原因，根据情况启动停电应急预案。
2、如因市政供电系统引起的停电， 会议厅的备用电源会在 15 秒内自动启动，备用电源启动正常后，工程值班人员应迅速赶到配电室，按规范对各区域或楼层恢复供电（即：按备用电源供电操 作程序进行操作） ，备用电源禁止向 50KW 以上的单体通用设备 供电，同时密切观察各区域或楼层的用电负荷情况。
3、会议厅正常供电后，工程值班员应立即赶往发电机房对发电机的运行情况进行观察，并作好长时间停电的准备工作。
4、备用供电操作完成后，应向供电部门了解停电原因，并将情况向EOD值班经理及相关部门进行通报。停电期间应加强对重点区域或部位的监控，防止意外事故的发生。
5、当市电恢复供电后，工程值班员应按规范对供电系统进行操作 （即：按恢复正常供电操作程序进行操作），全面恢复供电后，应对整个供电系统进行一次全面检查。
6、事后工程值班员应将情况向 EOD 值班经理及相关部门进行通1报，并作好意外事件报告。 (三）火灾应急预案：
1、现场指挥
（1）（突发事件）发生后，事故现场最高管理人员为现场指挥员，负责指挥事故现场的灭火、疏散、报警；
（2）消防、秩序维护人员进入现场后，要视最高管理人员为现场指挥员，服从指挥；
（3）接到报警后，灭火现场指挥人员要迅速赶至事故现场，担当灭火指挥任务；
（4）夜间发生事故，总值班人员担任现场指挥；
（5）消防控制中心为事故处置指挥中心，指挥部人员应在最快时间内到达指挥位置；
（6）公安消防队到达现场后，由灭火指挥部领导向其报告情况，各级消防组织服从消防队指挥。
2、报警
（1）某部位出现火情时，发现人员以最快速度用手动报警按纽、专用报警电话或其它工具向消防控制中心报警，内线报警电话15252010110；
（2）接到报警后，监控中心在启动摄像追踪火情时，当班巡逻人员立即赶赴现场，消防控制中心视情况启动设备，切换应急广播，通知上级领导，并向公安消防机关报火警。
3、灭火
（1）灭火力量组织
①事故发生地点所在住宅义务消防队（巡楼人员）为第一支灭火力量； ②义务消防大队直属中队（消防员）为第二支灭火力量；
（2）灭火设施
①干粉、1211灭火器、消火栓系统为主要灭火工具；
②灭火工具采用分工负责制，住宅管理范围内布置的灭火器具体要落实专人负责；
（3）灭火战术
①实行先控制、后消灭的方针；
②首先使用干粉，水雾灭火器；
③力争速战速决，尽量以包围形式灭火，力量不足时以堵截的形式出现；
④如火势较大，在火势蔓延的方向设置阵地，防止火势蔓延，力争控制的同时消灭；
⑤使用消火栓灭火时，每支消火栓设上三人，1人看护消火栓水带线路，2人持水枪。
4、灭火保障
（1）通讯保障：事故发生时，以无线对讲机、电话、应急广播为主要工具，通讯工具要保持良好的工作状态，对讲机要备足电源。如地下建筑通讯中断，要采取接力通讯。
（2）设备保障：设备抢修组负责切断着火部位电源及其电器设施，维护关、排风设施，保障事故照明和消防用水，根据情况抢修关键设备，并负责想灭火区域输送灭火器材。
（3）医疗救护保障：根据情况要在事故现场附近设置火场救护现场或在正门外设救护场所
5、安全出口、疏散路线
（1）各门要处于开启状态，火灾发生后，秩序维护人员根据指令在第一时间迅速将所有安全出口迅速向外打开。
（2）疏散楼梯、疏散路线、安全出口采用分工负责制。安全出口的主通道为主要疏散路线，疏散时，疏散路线沿途设专人守侯，负责引导疏散。
（3）事故发生后，事故现场疏散责任人员应迅速就位，其它部位疏散人员根据疏散命令在第一时间就位。
（4）安全出口、疏散楼梯，疏散路线要落实专人，倒班的部位要落实两套人员。
（5）进行事故广播或全场广播。
（6）疏散指挥、引导人员在疏散中利用口喊、手提扩音器、手势等方法，向被疏散人员指示疏散路线，出口方向，提示应注意问题，使他们消除恐慌情绪，保持镇静，做到有序疏散。
（四）医疗应急预案
为了保证与会人员的人身安全，我们会在会议厅安排专门的医护人员，万一发生人员身体不适，医护人员会第一时间参与救助工作，确定人员身体具体身体情况，采取相应措施。如果是小问题，医护人员将为其解决。如果医护人员无法解决，我们还配备了专门的车辆来解决
《商务年会主题》
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