篇一：公司档案资料管理办法
公司档案资料管理办法
（试行）
一、目的
为加强公司档案管理工作，规范公司资料、文件保管程序，保护公司的知识产权和保证各种资料的完整性，并符合ISO9001质量体系的规范要求，根据《中华人民共和国档案法》及国家有关档案管理、保密工作的规定，特制定本办法。
二、适用范围
本办法适用于公司及所属各部门所有管理文件、技术文件和资料的管理，其中包括企业管理、工程设计、产品研发、生产制造等涉及企业经营各方面的具有归档保存价值的实物、文字、图纸、图片、软盘、光盘、声、像等资料。
三、机构设置及职责
公司设立档案资料室，负责全公司各类档案、资料的管理，隶属于公司办公室。各部门综合办公室及专职或兼职档案员对本部门归档文件资料进行初级管理。
四、档案归档
1．归档要求
归档的文件和资料必须是定稿后的正式印本及必要的文件原稿、装订好
的原始记录。合同要存正本，公司文件及外部文件应归档原件，一般不存复印件。文字、图纸与软件（盘）同存时，应保持一致。属于ISO9001质量体系的受控文件应填写受控编号。
归档的文件和资料要求质量优良，图样清晰，字迹工整，装订整齐美观，
禁用字迹不牢固的工具书写。
对软盘、光盘、声像、照片等资料，归档时要有保护措施，包装良好，
封面书写标题及编号，无涂改。
凡对公司有保存价值的各种文件、资料、实物等，各部门有责任及时归
档。因归档不及时造成资料损坏或丢失，给公司利益造成损害的，有关部门须承担责任。
归档文件和资料如有保密要求和查阅限制的，由归档部门与档案室拟定
保密级别和限制查阅使用范围。
2．归档时间
工程、研发项目资料在项目完工后一个月内归档。各类管理文件、产品标准、技术文件每一年年末归档一次。其余各类具有保存价值的文件和资料应及时归档。
3．归档程序和手续
各类档案在归档前由各部门兼职档案员预立卷。归档时要作《档案移交（接收）登记》，属质量体系受控文件要提交《受控文件和资料清单》，经档案室和归档部门双方当面清点签字后备查。对不完整、不准确或不符合存档要求的各类档案，档案室有权要求归档部门完善达到要求后再办理归档手续。同一项目的成套资料在归档时要有资料目录，并按要求提供《图纸资料存档清单》。
4．归档责任部门
公司下发行政文件、管理制度、公司重要会议材料、外来文件由公司办公室负责。
各职能部发的文件、管理细则由主办部门负责。
技术文件、工程文件、研发文件、生产文件、产品标准、工艺文件由相关事业部负责。
5．归档范围
工程类（见附件二）
研发类（见附件三）
产品生产类（见附件四）
管理类（见附件五）
其他类
6．管理文件和资料的归档
凡正式发文的公司文件按发文序号归档，不得缺少。
公司各职能部门负责将业务范围内的管理文件及资料按期归档，以保证
借阅人员能使用更新后的有效版本。
7．技术文件和资料的归档
（1） 凡公司及所属各部的工程项目、研发项目、产品生产、工艺文件、
各类标准、引进技术、涉外活动等文件和资料均纳入归档范围。
（2） 研发项目、工程项目、工艺文件、产品标准等资料的归档，实行项目负责人负责制，由项目（或技术）负责人主持有关文件资料的整理、归档工作。项目（或技术）负责人和兼职档案员对归档材料的完整性、准确性和真实性负责。各部由总工和技术负责人组成三人以上的专家小组，对归档资料进行技术审查并签署意见，确定保密级别和查阅限制。经审查合格的资料送档案室归档。各部门综合办公室对属质量体系范围内文件资料的规范性、完整性负责。
（3） 档案室在工程、研发项目资料和产品标准归档后，书面通知管理规划部。此书面通知将作为公司对事业部项目考核的依据之一。
五．档案和资料的保管
1. 各种管理、技术文件和资料属于公司专有技术、知识产权和无形资产的重要组成部分，要严格管理，严防因失密给公司造成损失。
2. 管理文件和资料、技术文件、工程项目的图纸等应进行分类管理，文件与资料必须编号。
3. 档案资料是公司研发、工程、生产、经营和管理的重要依据，档案资料室必须确保安全。
(1) 健全借阅审批、登记制度，严防文件资料损坏、丢失。未经许可不得复制、使用保密档案。
(2) 做好“五防”工作，即：防火、防盗、防晒、防潮、防虫。
(3) 档案室内要经常打扫，保持清洁卫生。
(4) 室内严禁吸烟，不得将易燃、易爆物品带入室内。
(5) 工作人员离开档案室时要关灯、关好门窗。
六、档案资料的使用
1. 公司档案资料分为机密、秘密、无密级三个级别。机密级的档案资料有严格的查阅限制，其复制和借阅需经公司主管领导批准。公司的重要文件、技术资料列入机密级档案管理。秘密级档案和资料有查阅限制，复制借阅要经归档部门负责人同意，公司办公室批准。对公司较重要的文件、技术和项目资料列入秘密级别管理。无密级档案资料，公司内部职工可以查阅、复制、借用，但需进行登记备案。
2. 查阅档案资料，需执行档案资料保密规定，并做查阅登记。本公司员工可查阅本职工作范围的档案资料；如要查阅非本职工作的档案资料，需经档案归档部门负责人同意，公司办公室批准；公司外部人员查阅档案资料，需经公司接待部门领导申请，公司主管领导批准后，由专人陪同查阅，不得借出。
3. 档案资料的借阅和复制按档案保密规定执行。借阅档案资料应在档案室做借阅登记，对有保密要求的档案资料要有相关负责人批准的《文件资料借阅申请单》。以光盘、软盘为介质的文件资料不外借。
4. 借阅科技档案不得超过两个月；借用管理文件不得超过一个月；借用非本部门档案不得超过两周。借阅期满后，如需继续借用时，可持所借档案到档案室办理续借手续，仅限续借一次。对逾期不还，经催促仍拖延者，除停止其借阅权利外，还将向其所在部门通报。
5. 凡公司员工调离公司前，应清还从档案室借阅的档案资料，由档案室在调离手续单上签字后，方可办理调离手续。脱产学习或外借工作半年以上的员工，在离开公司前也必须清还所借档案。
七、文件和资料的更改、销毁
1. 已归档的非技术文件和资料如需更改，由原归档部门持《文件和资料更改通知单》到档案室填写《文件和资料更改登记表》，此登记表、更改通知单与文件共同存放，以备查询。
2. 技术文件和资料需更改时，要按《设计更改程序》及《产品图样及设计文件更改办法》执行，填写《设计变更补充通知单》并由项目负责人或技术负责人签字。对标准产品图纸及工艺文件的更改要有事业部总工或技术负责人的审批，同时注明更改原因及日期。
3. 文件和资料失效或终止执行时，各部门档案员应按要求填写《终止执行文件和资料目录》，到档案室备案，由档案室在文件上标明终止执行或作废字样。
4. 对无保存价值的已失效或终止执行的文件、资料，需经原编制部门审核，原审批部门负责人批准后，填写《技术文件和资料处置表》及《申请销毁文件和资料目录》存档。
5. 对于需要销毁的文件、资料，由档案室定期提出申请，经公司专家委员
会鉴定后，档案室统一销毁并做销毁记录。
八、其他
本办法自公布之日起实行，解释权归公司办公室。
附件一：有关表格、清单样本
1. 《受控文件和资料清单》
2. 《档案移交（接收）登记》
3. 《文件和资料更改通知单》
4. 《文件和资料更改登记表》
5. 《设计变更补充通知单》
6. 《技术文件和资料处置表》
7. 《终止执行文件和资料目录》
8. 《申请销毁文件和资料目录》
9. 《图纸资料存档清单》
10. 《文件资料借阅申请单》
11. 《文件资料借阅单》
附件二：工程项目资料归档范围
1. 设计任务书、初步设计、设计变更通知书
2. 合同书及附件、协议、会议纪要
3. 系统原理图、施工图
4. 软件功能规格书、软件框图、程序清单、软件测试大纲、测试报告
5. 系统调试大纲、调试说明、系统操作使用说明书
6. 调试过程中的原始记录
7. 竣工图
8. 用户验收证明、验收报告、向用户提交资料的交接记录
9. 项目鉴定、获奖证书、用户感谢信
注：除3、4、5、7项要求同时提供软盘及书面材料外，其余均需提供材料的原件
附件三：研发项目资料归档范围
篇二：公司档案管理办法及实施细则
档 案 管 理 办 法 及 实 施 细 则
为进一步完善公司的管理体系，建立有效的守信激励与失信惩戒机制，规范公司的经营行为，保护公民的合法权益，促进全公司的持续健康发展，依据有关法律、法规及政策规定，结合实际，制定本办法。
一、 总则
第一条 根据企业管理和改善档案工作的要求，为进一步加强公
司档案工作，更好地为公司提高经济效益服务，特制定
本规定。
第二条 公司的档案是公司在各项活动中形成的全部档案的总
和。其构成是以科学技术型档案为主体，包括公司章程、
股东名簿、组织规程及办事细则、董事会及股东会记录、
行政类文件、政府机关核准文件、工程设计图、工程预
算决算书、计划统计、经营销售、物资供应、财务管理、
劳动工资、各类合同和其他工作等方面档案。
第三条 公司档案工作是企业管理基础工作的组成部分，是维护
公司经济利益、合法权益和历史真实面貌的一项工作。
第四条 公司档案管理工作要坚持集中统一的管理原则。
二、 文件材料的形成与归档
第五条 公司要根据相应法规和有关部门的规定，制定文件材料
形成、积累、整理和归档的制度。文件材料的运转要遵
循计划、公司的发展、项目的进行（施工）、技术、经营
等项工作和文书处理的程序。
第六条 公司生产（施工）活动中形成的办公用品及文件等材料
由工程项目负责人指定有关人员负责积累、整理后归档。
各项管理工作中形成的文件材料，由各职能部门按其业务范
围，指定有关人员负责积累、整理后归档，然后交给公司档案管理人员。
1、公司指定专门的部门及专人负责文件材料的管理。按照各部
门的工作，此类型工作由行政部门统一管理、分类、存档档案。
2、文件材料的收集由各部门或经办人员负责整理，交总经理审
阅后归档。
3、一项工作由几个部门参与办理的，在工作中形成的文件材料，
由主办部门或人员收集，交行政部备案。会议文件由行政部收集。
第七条 公司文件材料归档的基本要求 1、归档的文件材料必须完整。
2、归档的文件材料必须准确地反映公司生产、基建和经营管
理等各项活动的真实内容和历史过程。
3、归档的文件材料必须层次分明，符合其形成规律。
第八条 公司必须编制文件材料的归档范围。
企业文件材料的归档范围主要有以下几个方面：
1、 经营销售方面：有公司经营决策和经销管理的各种记录、文
件、合同、协议等文件材料，市场经济信息，广告宣传和用
户服务工作中形成的文件材料等。
2、 财务管理方面：有财务管理中的各种帐册、报表、凭证和文
件等。
3、 工程建设方面，涉及到的有关工程资料、项目合同、工程图
纸等。
4、 计划统计方面。有各种计划、统计报表和计划管理、统计分
析活动中形成的各种文件材料。
5、 劳动工资方面。有定额、定员和劳动调配以及劳动工资、劳
动保护等工作中形成的各种文件材料。
6、 物资供应方面。有物资、原材料采购、库存保管、供应和工
具管理中形成的各种文件材料。
7、 宣传方面：有组织、宣传、通知、人事、保卫工作中的各种
文件材料，公司行政工作、共青团工作和董事会工作中的各
种文件材料等。
8、 其他方面。
第九条 档案级别的划分：
档案等级的划分标准根据档案文件的性质、重要性、档案类
型、及常用程度划分为四个等级。
等级的划分：一级为绝密文件
二级为秘密文件
三级为机密文件
四级为普通文件
1、 重要的会议材料，包括会议的通知、报告、决议、总结、典型
发言、会议记录等属于普通文件，划分等级为四级。
2、本公司对外的正式发文与有关单位来往的文书。此类型文书属秘密文件，划分等级为二级。
3、本公司的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、会议记录、统计报表及简报。属公司内部重要文件，为机密文件，划分等级为三级。
4、本公司与有关单位签订的合同、协议书等文件材料。属非常重要
的文件，此类型文件为绝密文件，其等级划分为一级。
5、本公司职工劳动、工资、福利方面的文件材料。属于人事方面的
档案，为绝密文件，其划分级别为一级。
6、本公司的大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录
像等。属于秘密文件，其等级为三级。
附表格如下：
第
十
条
归
档
时
间
术项目，在任务完成后或告一段落时，要将应归档的文件材料组成保管单位，由项目负责人审定后，向档案管理部归档。
2、 各项管理工作中形成的文件材料，在一个月内，要将应归档
的文件材料组成保管单位，由各职能部门负责人审定后，向档案部门归档。
第十一条 公司各类文件材料一般归档一式一份原件及扫描件，比较重要的和利用频繁的文件材料要适当增加归档份数。
第十二条 公司文件材料的形成、积累、整理和归档工作要列入基建、经营等各项管理程序；列入基建和经营等各项活动的工作计划；列入公司有关部门的职责范围和有关人员岗位责任制。 第十三条 公司档案管理要对公司文件材料的形成、积累、整理和归档工作进行指导、监督、检查。
a）档案管理
归档要求：
1、 档案质量总的要求是：遵循文件的形成规律和特点，保持文件
之间的有机联系，区别不同的价值，便于保管和利用。
2、 归档的文件材料种数、份数以及每份文件的页数均应齐全完
整。
3、 在归档的文件材料中，应将每份文件的正件（原件）与附件（复
印件、扫描件）分别立在一起，不得分开，文电应合一归档。
4、 不同年度的文件一般不得放在一起立卷；跨年度的总结放在针
对的最后一年立卷；跨年度的会议文件放在会议开幕年。
5、 档案文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料
应依序排列在一起，即批复在前，请示在后；正件在前，附件
篇三：企业档案管理制度
公司档案管理制度
第一章 总则
第一条 为加强公司档案管理工作，有效地保护和利用档案，特制订本制度。
第二条 本制度所称的档案是指过去和现在的企业各级部门及员工从事生产、经营、企业管理、公关宣传等活动中所直接形成的对企业有保存价值的各种文字、图表、账册、凭证、报表、技术资料、电脑盘片、声像、胶卷、荣誉实物、证件等不同形式的历史记录。
第三条 重要原始档案遵循“双人双控，共同管理”原则，由总经办统一管理。
第二章 档案归档
第四条 归档范围
(一)
(二) 通用管理：证书、部门职责、岗位职责、手册、注册申报资料等。 工程基建：设计文件、图纸、会议记录、招投标文件、造价、工程管理 （变更、进度控制、质量控制）、工程验收、工程报批资料等。
(三) 合同：原辅料采购、设备采购、工程基建、技术转移、委托合同、设计 合同、其他合同。
(四) 设备档案：公用系统、物料、仓库等辅助设备；生产部设备、工程部设 备、QC部设备等。
(五)
(六) 员工培训：培训计划、总结、内部培训记录、外部培训报告等。 计量：化测类、力质类、温湿度类、压力类、热工类、长度类、计时类、 流量类等，设备内部校验记录归于设备档案中。
(七) 产品档案：产品批件、包装设计、技术转移资料、产品工艺规程及空白 批记录、质量标准、留样观察和产品稳定性试验资料、产品质量回顾、变更情况、产品药检所检验报告（含送检或抽检）、产品重大质量事故资料等。 (八)
(九)
供应商档案。 质量标准：原料、辅料、中间产品、待包装产品、成品、包装材料等。
(十) 检验方法：原料、辅料、中间产品、待包装产品、成品、包装材料等。 (十一) 记录：除批记录以外的所有记录。包括辅助记录、出入库单、销毁记录、 盘存表、温湿度记录、物料请验单等；
(十二) 批记录：批生产记录、批检验记录、批监控记录、批包装记录等。 (十三) 标准操作规程。
(十四) 验证文件：验证主计划、厂房及公用系统、生产设备验证、QC设备验证、 工程部设备验证、方法验证、工艺验证、清洁验证等。
(十五) 行政类文件：
? 行政法规性文件。包括上级颁发、需要企业执行的，或由企业发行的各种标 准、规章规程等；
? 各类公文。本企业对外的正式发文与相关机构来往的批复；
? 各类证照、证书。包括章程、法人营业执照、组织机构代码证、税务登记证、 土地证、房产证、商标注册证书、企业和产品获得的各类荣誉牌匾和证书等； ? 人事任命、劳动纠纷等；
? 各类固定资产资料。包括车辆所有原始证照、办公设备、仪器设备说明书、 保修卡等；
? 所有加盖公章的文件复印件；
? 在企业文化建设和社会活动中直接形成的有保存价值的各种文字、声像光碟 等形式的历史记录。
第五条 归档时间
(一) 各类证照、批件、商标、合同、协议等原始文件和加盖公章的文件复印 件须于文件产生的24小时（一个工作日）内到档案室办理归档手续；
(二) 设备档案、产品档案、质量标准、检验方法、标准操作规程随时产生随 时归档；
(三) 员工培训类资料按月归档，于每月25日之后次月5日之前到档案室办理 归档手续；
(四) 计量类资料按半年归档，于每年5月25日之后6月5日之前、11月25 日之后12月5日之前到档案室办理归档手续；
(五) 供应商档案按年度归档，于每年1月25日之后2月5日之前将上一年的 资料到档案室办理归档手续；
(六)
(七)
手续；
(八) 验证文件随时产生随时归档，验证主计划按年度归档，于每年1月25 记录文件。辅助记录半年归档一次，其他记录每年归档一次； 批记录文件按月归档，于每月25日之后次月5日之前到档案室办理归档 日之后2月5日之前到档案室办理归档手续；
(九)
(十) 其他文件每周一集中归档一次。 未按要求及时归档而造成损失的，由当事人承担全部责任，并根据情节 轻重予以相应处理。
第六条 归档份数
(一)
(二) 原件全部归档，并注明份数、出处。 使用频繁的档案，各使用部门应复印留存自用。
第七条 归档要求
(一)
(二)
(三)
(四) 由档案室和各部门指派一名专人负责归档事宜。 对已经破损或模糊的文件必须先修复再归档。 文件必须通过系统整理后再归档。 文件须经归档部门主管或部门以上领导签字确认后方可归档。
第八条 归档手续
各类文件归档时，归档部门应填写《文件归档单》一式二份，由归档部门负责人和总经办负责人审批，归档部门和档案室各留存一份，以备查考。由档案员填写《文件归档登记薄》，归档人和档案员共同签字确认。
第三章 档案的收集与整理
第九条 档案的收集
(一) 由各部门指派专人，每周一对其本部门需要归档的文件进行收集，并进 行分类、排列、编目后移交档案室。
(二) 由档案管理人员定期到各部门对零散的文件进行收集，再进行系统的、 全面的整理。
(三) 收集时要保证档案的质量。如不完整，需进行进一步的收集，对收集不 全的档案，要做好记录。
第十条 档案的整理
(一)
(二) 档案采用按类别分类的方式，做到层次分明，便于保管和利用。 档案严格按照分类、排列、组卷、编目的整理步骤进行系统、全面的整 理，并做电子目录方便日后检索。档案编号由英文字母及阿拉伯数字组成，具体说明如下：
7、8、9位代表流水号001～999。
、6位为档案柜号。
、4位为二级分类的编号。
、2位为一级分类的英文缩写。
第四章 档案建档
第十一条 分类梳理
归档的资料，由档案员分类、编号，于文件归档的当天入库，并建立《档案明细台账》。
第十二条 档案专用章
所有归档的复印件及归档原件产生的复印件，每页纸加盖蓝色档案专用章，加盖档案专用章的复印件视同原件使用，档案专用章置于档案室，由档案员保管。 第十三条 档案编号章
档案盒中每份档案右上角加盖红色编号章，编号手写，档案编号章置于档案 室，由档案员保管，对已归档编号档案做出的任何调整须登记备查。 第十四条 检索目录
所有归档文件，由档案员建立对应关系的电子版检索目录，并定期核对。
第十五条 电子备份
重要资料的原件须通过扫描等方式建立电子备份，各归档资料如有电子版的也应一并建档备份。
第五章 档案使用和归还
第十六条 档案使用
(一) 文件复印：由使用人填写《档案复印登记薄》，一般性文件经部门负责人 批准，重要文件同时报分管副总批准，由档案员复印、提供。
(二) 借出已加盖档案专用章的复印件：由使用人填写《档案借出登记薄》，经 部门负责人批准，最长不超过十个工作日，重要文件及特殊情况同时报分管副总批准；十日后仍未归还的，由档案员跟催或办理重新借出手续。
(三) 借阅原始文件：由使用人填写《档案借阅登记薄》，经部门负责人批准， 于档案室指定的地点查阅，不得带离档案室，重要文件及特殊情况同时报分管副总批准。
(四) 借出原始文件：由使用人填写《档案借出登记薄》，经部门负责人批准， 最长不超过五个工作日，重要文件及特殊情况同时报分管副总批准，总经办会签；五个工作日后仍未归还的，由档案员跟催或办理重新借出手续；原件借出后不再归还的，须经分管副总、总经理批准，总经办会签，档案室保留复印件备查；
(五) 外单位借出档案时，由使用人填写《档案借出登记薄》，须经总经理批准 后方可使用。
(六) 按规定审批，由当事人和档案员在相应登记薄上登记并签字确认方可使 用档案；违者一经发现，对档案员处以200-1000元/人/件的罚款；造成损失的，由档案员全额承担，并根据情节轻重予以相应处理。
第十七条 档案归还
(一) 档案使用者应爱护档案，确保档案的完整性，不得擅自涂改、勾画、剪 裁、抽取、拆散或损毁。借出的各类档案文件在归还时，经检查无误后，应在《档
案借出登记薄》登记，并由使用人和档案员分别签字确认。
(二)
发生损坏、丢失的，对使用人处以200-1000元/人/件的罚款；造成损失
《公司档案管理办法》
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