城建档案数字化管理的思考 本文关键词：城建，数字化，思考，档案，管理
城建档案数字化管理的思考 本文简介：摘要：开展城建档案数字化管理，可以优化档案管理流程，提高管理效率；可以促进档案信息共享，提高检索利用效率；可以保护纸质档案原件，促进电子档案归档保存。本文对城建档案数字化管理的目的、优势和特点以及当前存在的主要问题进行了分析，并提出了解决问题的具体对策和措施。关键词：城建；档案；数字化城建档案的数字
城建档案数字化管理的思考 本文内容：
摘要：开展城建档案数字化管理，可以优化档案管理流程，提高管理效率；可以促进档案信息共享，提高检索利用效率；可以保护纸质档案原件，促进电子档案归档保存。本文对城建档案数字化管理的目的、优势和特点以及当前存在的主要问题进行了分析，并提出了解决问题的具体对策和措施。
关键词：城建；档案；数字化城建
档案的数字化管理，就是城建档案部门综合运用现代化信息、网络技术和手段，通过软硬件平台对数字档案信息的收、存、管、用等进行管理的一种新的管理方式。目前城建档案管理部门都在实施城建档案数字化管理，下面笔者就这项工作谈点粗浅想法。
一、开展城建档案数字化管理的目的
档案数字化管理是以现代管理科学为指导，应用计算机、网络等技术和手段，变革传统档案管理模式，逐步实现档案管理的系统化、精准化和智能化。相对于传统档案管理，档案数字化管理可以优化档案管理流程，提高管理效率；可以促进档案信息共享，提高检索利用效率；可以保护纸质档案原件，促进电子档案归档保存。城建档案的数字化管理，也是对已竣工的各类建筑工程、已发证的各种规划审批所产生的资料及信息库的进一步完善。随着网络、多媒体、GIS系统等新技术相继引入到城建档案管理中，可以以目录数据为检索入口，利用计算机技术把全文信息、图像信息及其预览功能集成于目录数据中进行管理，从而实现档案图文信息的全文检索，即可以不接触档案而查阅各种原始资料，并实现查询速度快、保存期限长、内容全面完整，档案利用不受时间和地点限制等目的。从内部业务建设看，数字化管理实现了信息共享，每个工作人员可直接从计算机终端调阅各类城建档案资料；从外部社会服务看，数字化管理为社会各界提供全面、及时、有效、方便的服务，使档案工作进一步贴近社会、贴近群众。
二、档案数字化管理的优势和特点
相对于传统纸质档案而言，档案数字化管理具有便于在线收集和整理、存储信息量大、便于集成管理、安全保管和利用等优势和特点。
（一）便于档案信息的在线收集和管理
档案数字化管理是利用物联网、云计算等新技术，构建起智能化、多元化的管理机制和手段，以此来处理数字档案信息并提供档案信息服务的新型档案管理模式。可借助网络和通过实时数据处理、扫描、摄录等设备，把数据在线导入计算机，从而完成对档案信息的在线收集和管理。
（二）便于海量档案数据的集成管理
可以将不同地点的数字档案信息依据内容整理，集中形成专题档案，实现海量档案信息的集成化管理。同时，与传统载体档案相比，数字档案信息的存储密度更高，可以用较小的空间实现海量档案信息的存储。但这也对数字档案信息的安全保障工作提出了更高的要求，一旦信息管理不当，造成的损失将更加严重。
（三）档案管理和利用的高效性
通过数字档案管理平台，可实现各类数字档案信息的在线收集和归档。通过将不同载体档案统一转换成数字档案，可以摆脱不同载体档案在利用方式上的束缚，降低了档案复制、信息有效重组所需要的时间和成本。对于使用者来说，现场通过网络直接接收所需要的档案资料，无需到档案室查阅，真正实现了档案的高效及时利用。
（四）档案异质保管的安全性
通过开展档案实体的数字化和已数字化档案实体的封存保管，可以保护档案原件，实现库藏档案的异质保存和数字多套备份，确保档案信息的安全性。同时，由于数字档案信息的软硬件依赖性、易修改性和载体脆弱性等特点，也给档案数字化管理带来了一些新的挑战。
三、城建档案数字化管理中面临的主要问题及对策措施
在城建档案数字化管理中，还普遍存在不少问题，主要表现在：对档案数字化管理重要性认识不到位，档案人员素质跟不上要求，档案信息安全管理问题突出，档案信息化存在传统路径依赖，存在重复劳动、效率低下的现象。要解决好以上这些问题，应从以下几个方面着力：
（一）提高对档案数字化管理重要性的认识
档案数字化建设需要大量投入，需要人力、财力等保障。若单位领导对档案数字化管理的重要性认识不足，往往会出现建设经费投入不足，设备配置不到位，力量配备不够等情况，这将直接影响档案数字化管理工作开展，影响档案数字化建设的质量和进度。这就需要加强档案宣传工作，提高各部门负责人和广大干部职工的档案意识；通过进一步做好档案数字化利用服务，为大家提供便捷的档案利用服务，促进大家对档案数字化建设的重视。
（二）要加强档案管理人员培训，提高人员素质和水平
城建档案管理现代化是不断完善优化的过程，始终要依赖于城建档案人员素质的提高。档案管理方式从保管型向服务型转变、从传统管理方式向数字化、网络化管理转变，需要建设一支相对稳定、精通城建档案管理且熟悉计算机操作技术和网络知识的专业队伍。这也是实现城建档案管理现代化的关键。为此，一方面，要保持档案人员队伍的相对稳定，档案人员的频繁更换，会直接影响档案业务工作开展。同时，档案人员应尽量专职，兼职往往会导致工作懈怠、精力不足等问题。另一方面，改善档案人员的知识结构，通过加强培训，提高档案人员的计算机、网络技术等专业知识水平及应用能力。
（三）确保档案信息安全，做好档案信息安全防范工作
城建档案具有较强的专业性和内容敏感性，数字化建设过程中必须高度重视档案信息安全问题，确保万无一失。一是要研究完善数字档案安全管理策略。城建档案数字化管理系统是一个复杂的系统工程，采取数据在线管理和集中存储的方式，存在对软硬件的依赖性、信息的易更改性等风险，必须从确保数字档案的信息安全和长久保存的角度，研究提出数字档案安全管理的策略和路径。二是要建立完善覆盖全面、制度健全、手段先进、保障有力的数字档案安全工作机制。严格执行档案安全保密制度，加强对涉密信息系统、涉密计算机和涉密载体的安全保密管理。确保利用过程中的信息安全，建立流程化、标准化的管理过程并通过制定规章制度保证严格地按照管理流程来执行，是保证电子档案系统安全运行的基础。必须对电子档案系统中的不同层级人员制定相应的管理权限，并且在工作中严格落实，定期检查，才能实现电子档案系统的安全运行。也可以根据不同人员的工作内容，建立不同的用户角色，分配不同的权限级别。例如，经理级别的用户负责整个系统运营，权限设定为各种报表数据的浏览；对于一般业务员用户，则为其配置录入、修改、有限的检索功能；而普通检索用户，则仅需要为其配置浏览权限。此外，还需要建立完善的识别机制将用户正确地分配到相应的权限级别中，还可以通过生物认证、双因素认证等新技术来提高认证的安全性。三是要确保软硬件系统的安全性，保护系统硬件和软件免受自然灾害和人为的破坏。如通过设置防火墙、在终端上安装防病毒软件等安全防护软件。四是要高度重视档案数据备份工作。对电子档案要定期进行异地备份，备份载体也应多样化，应做好在线增量备份、定时完成备份及异地容灾体系，防止数据信息损失，确保在突发情况下档案信息的绝对安全。
（四）改进管理服务模式，完善数字化档案形成、接收、更新和利用机制
首先，要做好数字档案形成、转换和接收工作。主要通过两种途径：一是开展纸质档案的数字化。纸质档案的数字化成果包括电子目录和全文，电子目录的制作包括人工录入和计算机导入两种方式；全文也有人工录入内容信息和计算机扫描转换两种方式。制作全文的第一种方式占据存储空间小，但对于追求最大程度真实性的城建档案来说无疑是致命的弱点，若采用人工录入，不但需要大量的录入人员，而且一时还不能马上胜任此项工作，差错率大，核对困难，投入大，收效慢，造成信息失效，严重影响了档案信息的应用价值。而第二种方式实现容易，可以大大缩短加工时间，提高档案信息的时效性、真实性，差错率也相对较低，即使有一些错扫、漏扫等，也能很快被发现。另外，还因为图像扫描保持了档案原件的本来面目，可以使利用者在看到文字内容的同时，也能看到纸质档案的其他一些特征，如原件的纸色、墨迹、印章、圈点、批注等各种原貌，使利用者可以获得更多的利用价值。唯一的缺点是占据空间比较大，但目前计算机海量存储技术发展很快，这个问题还是可以解决的。二是开展电子档案的在线接收。目前，大多数城建档案馆是先接收纸质档案，然后再进行数字化扫描。这样，不仅浪费了大量的人力、物力，对城建档案馆的资金保障也造成很大压力。更好的方式是在接收纸质档案的同时，通过平台同步在线接收电子档案。但由于当前缺乏统一标准规范要求，各地、各参建单位和城建档案馆使用的平台软件各不相同，导致城建电子档案接收中还是存在数据不规范和重复劳动现象。为此，要对电子文件的形成和归档接收平台进行统一开发和部署，各个项目单位部署统一的软件，使工程各参建方可以在同一个工程数据库管理平台上，各负其责，制作生成统一的文件材料表格样式。这样，城建档案管理部门也能及时获取在建项目工程管理信息，便于及时发现问题予以纠正，确保档案的真实可靠性，并大大节约了城建档案部门的人力、物力、财力。其次，是要加强数字档案信息的及时更新和利用。城建资料是城市建设的基础，每宗规划审批和每个工程项目完成后，都要立卷归档。在城建档案管理中应及时进行城建档案资料的整理更新，保证档案资料的及时性、有效性，使各类审批类和建筑类档案因规划的变化和结构内容的改变而随之变化，保证城建档案资料与历史数据库资料的一致性。此外，采用数字化管理并不意味着实物档案的消失，只是通过计算机、网络等手段，由以前的手工查阅向微机化操作过渡，实现电子档案的高效管理、快速查询、信息整合和共享利用。因此，数字化档案在利用过程中，要杜绝篡改和泄密的发生，严格执行保密措施。及时对档案信息平台进行维护和更新，对网络服务器、防火墙、路由器、交换机、存储器等设施设备进行更新换代，保障档案信息的安全与利用。在保障档案安全的前提下，可以开放档案查阅系统，把已经开放的档案通过数字化平台可以让用户查到所需要的档案信息，实现档案资源共享。
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作者：董志华 单位：玉环县住房和城乡建设规划局
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