篇一：采购管理制度流程
供应管理制度
一、制定目的：为规范公司采购流程，降低采购成本，提高采购工作效率，
特制定该管理制度。
二、适用范围：适用于本公司各种采购管理。
三、基本职责划分：公司采购职能由供应部具体负责，主要由保管员根据公
司各部门的物资领用计划、仓库库存情况，结合实际生产经营状况，制定采购计划（书面形式），提交公司总经理审批后交由供应部执行采购工作，由财务部主要负责对供应部的采购过程进行控制与监督。
四、具体内容
（一）采购物资分类
1、根据物品市场品种分类：该分类方式为供应部执行采购职能时对供应商的
选定提供依据。
1.1生产物资采购包括：机器设备，各类五金类配件工具、易损件，机器设备
所需耗用的油类，作业劳保用品，其他各类低值易耗品等。
1.2办公用品采购包括：办公耗材、电脑及配件、其它零星物资等。
1.3生活用品采购包括：生活日用品、环境卫生清洁物品、食堂用品、娱乐设
施及易耗品等。
2、根据公司实际使用情况和申购方式分类：该分类方式为各部门物资申购时
的申购方式提供依据。主要包括：计划内物品领用类，计划外物品领用类，部门专用类和加急请购类四种。
（二）物资采购申请方式及具体流程：
1、各部门通过填写采购计划申请。该申请适用于各部门物资计划请购。具
体流程如下：
1.1各科室结合物资实际需求情况，制定采购计划申请单，要求对需求物资的
需求原因和需求时间进行说明并由相关部门负责人审批签字，制定好后上交指定部门处。
1.2指定部门要求结合各部门的申请，进行需求情况的把关和调查，完成对各
部门的采购计划的整合、核准并报总经理审批。
1.3总经理将核准的“采购计划”交供应部。供应部结合物资的需求情况，对
物资申购的合理性进行再把关和初步的市场了解和购买时间确定，并进行采购工作。
2、财务科通过填写“加急采购计划”申请；该申请方式为月内加急请购。具
体申购流程如下：
2.1对月内有部门急需领用的物资仓库无作请购计划又无库存或数量不足或临
时补充库存所需的，可填写“加急采购计划”进行加急采购。
2.2各部门按照“加急采购计划”的填写要求，写明质量要求、申购原因等，
由部门负责人签名批准后，交给总经理签名审批。
2.3总经理审批后交供应部。供应部结合物资的需求情况，对物资进行初步的
市场了解和购买时间确定，安排采购工作。
3、计划内物品领用类，计划外物品领用类，部门专用类采购流程参考第一条
执行
（三）物资采购方式及具体流程：供应部在接到公司下达的物资计划采购、
各加急请购的任务后，分析物品的市场品种，确定采购方式。主要包括现付采购方式、月结付款采购方式和签订合约采购方式三种。
1、现付采购方式：即采购物资时现场付款并获取付款发票、收据作为物资入
库、报账的依据。该方式主要用于对低值零星物资的采购。如清洁用具、娱乐设施消耗品、零星工程用料、五金工具及配件等。具体采购流程如下：
1.1询价、比价、议价：供应部在确定物资为现付采购方式后，对已掌握供应
信息的物资，进行电话询价；对一些比较少用未掌握供应信息的物资，则到市场中寻找，现场询价。遵循质量第一、价格第二和货比三家的原则，追求物美价廉的目标。由供应部进行询价、比价统计。
1.2请款方式：物资采购请款方式主要有两种：一是进行计划预支，主要适
用于采购计划；二是按照借款规定借款采购，主要适用于月内加急请购物资，公司对借款权限作了明确规定，购买物资借款超过1000元的，需提交给总经理审批。
1.3选定、采购：供应部通过议价后，选定采购供应商，请款工作完成后，安
排出车采购。在采购物品的同时需现场获取款额发票或收据，作为物品入库办理的依据。
1.4入库办理：供应部将物资采购回公司后，随同相应物资的发票或收据一起
拿到财务仓库办理入库，仓管员结合采购计划申请表进行核对是否有该项物资的申购，并对物品的质量、数量、规格型号等进行检查，确认无误后填写入库单，入库单需仓管员、送货人签名确认，手续完成后，存根联、财务联由财务部留存，对账联交供应部报销用。
1.5报销程序：供应部完成入库办理工作后，在5天内，填写并粘贴相应的票
据，按照公司的规定填写进行账务报销。
1.6采购统计管理：供应部执行公司所有物资的采购职能，需确保采购工作的
有序、高效地进行，供应部对每一项物资采购的完成情况进行统计、跟进和汇总。
2、月结付款采购方式：公司与相应物资的供应商建立长期合作的方式，采购
的物资到月末时进行对账、开具发票、付款结算。该方式主要用于对公
司生产经营常用、易耗、数量大物资的采购。如生产易耗设备、五金备件、劳护用品、办公耗材、电脑及配件等。具体采购流程如下：
2.1询价、比价、议价：供应部在日常的采购工作中，要时常分析供应商的产
品价格、质量、供货能力、销售业绩、售后服务等情况，选定长期合作的月结付款采购供应商。接到采购任务，在确定物资为月结付款采购方式后，选取相应的月结付款供应商，进行电话询价；遵循质量第一、价格第二和货比三家的原则，追求物美价廉的目标。由供应部进行询价、比价统计。
2.2选定、采购：供应部通过议价后，选定采购供应商，按计划安排出车采购。
在采购物品的同时需现场获取对账单（对账单需采购经手人签名确认），作为物品入库办理的依据。
2.3入库办理：供应部将物资采购回公司后，随同相应物资对账单一起拿到财
务仓库办理入库，仓管员结合请购计划申请表（财务联）进行核对是否有该项物资的申购，并对物品的质量、数量、规格型号等进行检查，确认无误后填写入库单，入库单需仓管员、送货人签名确认，手续完成后，存根联、财务联由财务部留存，对账联交供应部统计做账。
2.4账目统计管理：供应部需将月结付款采购的物资进行账目统计和分类汇总，
并分类整理好对账单、入库单，交财务部月末与供应商对账结算用。
3、签订合同采购方式：即与供应商以签订合同的方式进行物资购买。该方式
主要用于质量要求高、价值高的物资的采购。如大型生产设备、原材料、高额资产等。具体采购流程如下：
3.1询价、比价、议价：供应部在确定物资为签订合同采购方式后，通过查询
以往购销合同、网上查询、人际关系网了解等方式寻找供应商。遵循质量第一、价格第二和货比三家的原则，追求物美价廉的目标。通常由供应部、副总经理一起寻找供应商，进行询价、比价和议价，并起拟产品购销合同，合同需明确产品规格、质量标准、保修期限、付款方式、纠纷处理等问题。完成后提交总经理审批、打印和签订，合同签订好后递交复印件给供应部和财务部，作为采购和付款的依据。
3.2请款方式：按照合同约定的支付方式，由供应部填写支付证明单交给财务
部，然后交总经理审批，再交给财务部付款。
3.3入库办理：供应部将物资采购回公司后，随同相应物资的发票一起拿到财
务仓库办理入库，仓管员结合请购计划申请表（财务联）进行核对是否有该项物资的申购，确认无误后填写入库单，入库单需仓管员、送货人签名确认，手续完成后，存根联、财务联由财务科留存，对账联交供应部统计做账。
3.4采购统计管理：供应部执行公司所有物资的采购职能，需确保采购工作的
有序、高效地进行，供应部对每一项物资采购的完成情况进行完成情况的统计、跟进和汇总。
五、本制度解释权归公司供应部，此规定至签发之日起开始执行。
篇二：公司采购流程管理制度
公司采购流程管理制度
为了提高公司采购效率、明确岗位职责、有效降低采购成本，满足工公司对优质资源的需求，进一步规范物资采购流程，加强与各部门间的配合，特制订本制度。
一、请购及其规定
1．请购的定义
请购是指某人或者某部门根据需要确定一种或多种物料，并按照规定的格式填写一份要求获得这些物料的单子的整个过程。 2．请购单的要素
完整的请购单应包括以下要素：
（1）请购的部门； （2）请购单填写人；
（3）请购的日期及需求时间； （4）请购的物品名； （5）请购的物品数量；
（6）请购的物品规格；
（7）请购的物品用途；
（8）请购如有特殊需要请备注；（9）请购部门主管；
（10）请购单审核人； （11）公司总经理。
3．请购单及其提报规定
（1）请购单应按照要素填写完整、清晰 ，由部门主管审核批准后报采购部门；
（2）食品采购是根据警戒库存按月销量在网店管家新建采购订单，办公用品及包材采购物料的请购应统一填写《物料申请表》；
（3）食品的采购订单应由采购主管审核后再由采购专员提报至供应商，与供应商确认到货信息后填写计划到货日期，如遇缺货要及时通知采购主管从其它渠道调货。请购部门提报的其它请购单应按照要素填写完整、清晰 ，由部门主管审核批准后报采购部门，待采购部签字后，请购部门备份；
（4）其它涉及的请购数量过多时可以附件清单的形式进行提交，该清单的电子文档也需一并提交；
（5）遇公司经营、生活急需的物资，公司领导不在的情况，可以电话或其他形式请示，征得同意后提报采购部门，签字确认手续后补。
（6）单一来源采购或指定采购厂家及品牌的产品，请购部门必须作出书面说明。
（7）其它请购单的更改和补充应以书面形式由部门主管签字后报采购部。
二、请购单的接收及分发规定
1、请购的接收要点
（1）采购部在接收请购单时应检查请购单的填写是否按照规定填写完整、清晰，检查请购单是否经过公司领导审批；
（2）接收请购单时应遵循无计划不采购，名称规格等不完整清晰不采购，库存已超储积压的物资不采购的原则；
（3）通知仓库管理人员核查请购物资是否有超储库存；（4）对于不符合规定和撤销的请购物资应及时通知请购部门。
2、请购单的分发规定 （1）对于请购单采购部应按照人员分工和岗位职责进行分工处理；（2）对于紧急请购项目应优先处理；
（3）无法于请购部门需求日期办妥的应通知请购部门；（4）重要的项目采购前应征求公司相关领导的建议。 三、询价及其规定
1．询价应认真审阅请购单的品名、规格、数量、名称，遇到问题应及时的与请购部门沟通；
2．属于相同类型或属性近似的产品应整理、归类集中打包采购；
3．对于紧急请购项目应优先处理；
4．对于请购部门需求的物资或设备如有成本较低的替代品可以推荐采购替代品；
5．询价时对于相同规格和技术要求应对不同品牌进行询价； 6．在询价时遇到特殊情况应书面报请公司领导批示。 四、比价、议价
1．对厂商的供应能力，交货时间及产品或服务质量进行确认； 2．对于合格供应商的价格水平进行市场分析，是否其他供应商的价格最低，所报价格的综合条件更加突出；
3．收到供应单位第一次报价应向公司领导汇报情况，设定议价目标； 4．重要项目应通过一定的方法对于目标单位的实力，资质进行验证和审查，如通过进行实地考察了解供应商的各方面的实力等。
五、入库
（1）采购物资到达仓库后，由仓库验货员严格按照验收标准查看物品的包装与日期，散装食品应做质量判定，再按照采购清单验收物资；
（2）仓库验收发现不合格品应不予入库，并及时通知采购部作退换货处理； （3）已经验收的产品，仓库应及时的办理入库。 六、付款
采购部凭收货单及入库单填写《付款申请审批单》，最终审批后由财务付款。
附表：
物料申请表
2、在进行物料申请的账务报销时须附《物料申请表》方可办理，否则不予办理。
付款申请审批单
篇三：采购管理规定及实施细则
采购管理规定及实施细则
一、 总则
为了规范公司的采购行为，加强公司采购的监督管理，防止资产流失，特制定本规定。 第一条．
第二条． 本规定是公司购买服务器、电脑、办公用品及其他物资过程中的决策、价
格监督、质量检验等行为的基本规范。
第三条． 公司应当按照科学有效、公开公正、比质比价、监督制约的原则，建立健
全采购管理的各项制度，防止采购过程中的不正当行为发生。
二、 采购申请
业务说明 第四条．
1、 公司各部门员工都可以作为采购申请人提交《采购申请单》。申请人填写采购申请表后，提交本部门经理审批。
2、 采购业务分主自用商品采购和销售商品采购。自用商品采购包括办公用品、配件、耗材、固定资产等。销售商品采购包括签定购销合同的商品，客户委托代购商品。
3、 自用商品采购，经部门经理批准后，需提交行政部确认。行政部确认后，提交营销中心商务组发布采购信息。
4、 销售商品采购，经部门经理批准后，需提交系统部指定人员确定配置清单。系统部确认后，提交营销中心商务组发布采购信息。
5、 商务组发布采购信息给公司内部询价人员（销售人员和采购部门）、外部询价员。
6、 对于oracle、D7i软件产品的采购，不执行此规定。
第五条． 相关人员的责任
1、 采购申请人：
1) 采购申请人可以是各部门员工；
2) 采购申请人负责填写完整的采购申请单；详细附件；
3) 采购申请人负责与系统部确认采购物品的配置、数量是否符合商务合同或项目要求及软件产品运行的要求。
4) 如果客户与公司不签定商务合同，则采购申请人负责向客户索要委托代购函。
5) 当销售采购的配置发生变化时，必需与系统部沟通后确定新的采购配置，
并及时通知销售部商务组人员。
2、 部门经理：确认采购行为有效性。
3、 系统部：明确采购物品的配置、数量符合合同、项目、产品的要求。
4、 商务组：
1) 负责补充采购申请单的编号、版本号；明确要求报价反馈时间；
2) 负责收集、整理、提交客户委托函归档；
3) 负责发布采购信息给内外部询价员、采购监管人员。
4) 收到采购申请人的变动采购申请单的通知后，及时通知内、外部询价员。
第六条． 其他说明
1、 采购申请单编号规则：8位编码 年份4位+月份2位+流水号2位。例如：2007
年9月销售部提交第一张采购申请单，该单据编号为20070901，版本号为1。
2、 版本号规定：第一次提交的采购申请单版本号为1。如果中间有所改动，则版
本编号改为2。依次类推，每次配置清单的变化要求采购申请单编号不变，版本号依次改变。
第七条． 审批流程：销售商品采购申请审批流程.doc，自用商品采购申请审批流
程.doc
三、 采购报价
业务说明及要求 第八条．
询价员在收到商务组发布的采购申请单后，自行询价，并填写采购报价表，在规定时间内反馈给采购监管人员。
《采购报价单》。
第九条． 相关人员的责任
1、 询价员：
1) 负责市场询价；详细填写报价单内容；在公司要求的时间内发送给采购监
管人员进行比价。
2) 负责审查最终供货商的资格（供货能力和单位信誉）。
2、 商务组：当采购申请发生变化时，必须及时通知询价员及监管人员。
3、 监管人员：确保询价员报价通道畅通。
第十条． 其他说明
1、 销售商品需要提供增值税专用发票，自用商品可提供增值税普通发票。
2、 价值较高的商品，公司统一要求1-3年原厂商免费维护、一个月延期付款的账
期。
3、 采购报价单中写明付款条件、可提供的售后服务、运输条件等参考内容。 4、内、外部询价员在填写采购报价单时，必须填写供应商名称、联系人、电话等
信息。
5、 各询价员只有一次报价机会，报价单一经发出，不允许修改。除非采购申请单
变动时，允许再次报价。
6、 各询价员之间不允许打探对方价格，一经发现，取消询价员报价资格。
四、 采购比价
第十一条． 业务说明及要求
1、 比价原则：在相同付款条件、维护条件、运输条件下，选择报价最低者进货。
2、 在规定报价时间结束后，采购监管员打印出来各询价员的报价表，汇总统计后
形成比价表，明确采购供应商。
3、 发送确认信息给中标的询价员、采购部门、财务部、系统部或行政部。发送未
中标的通知给其他未中标的询价员。
4、 采购监管员不能判断哪个报价中标时，如果是自用商品采购，则上报主管行政
的（副）总经理审批；如果是销售采购，则上报主管销售的（副）总经理审批。
5、 《采购比价单》和《采购确认单》
第十二条． 相关人员的责任
1、 采购监管员：
1) 保持公平、公正的原则，严格按照比价原则，选择供应商。
2) 保存、整理询价员报价表和采购比价表，随时准备公司领导的检查。
3) 及时通知采购部门、财务部门进行采购。
2、 采购部门：接到采购监管员的通知后，进行采购行为。自用商品的采购部门是
行政部，销售采购的采购部门是系统集成部。
五、 采购入库
第十三条． 业务说明及要求
1、 采购部门在采购物品后，到行政部办理入库手续。办理入库手续时，应提交采
购申请单，填写入库登记表.xls，并签字。行政部库存管理人员必须清点物品
的是否与采购确认单一致。
2、 如果是服务器等高端商品，则由系统部确认采购物品与采购确认单是否一致，
并在到货确认单上签字确认。行政部以系统部签字确认的到货为入库依据。
3、 采购部门凭行政部入库单，供应商提供的发票，自行填写的付款申请单到财务
部办理付款事宜。如遇预付货款时，则采购部门凭采购确认单，自行填写付款申请单到财务部办理付款事宜。
4、 采购比价确认入库审批流程：采购报价比价确认入库审批流程.doc
第十四条． 相关人员的责任
1、 采购部门：严格按采购确认单进行采购。
2、 行政部：负责核对入库物品与采购确认单是否一致。
3、 系统部：负责核对所采购的高端商品是否与采购确认单一致。
4、 财务部：负责核对付款手续是否起全：商务合同或委托代购函、采购确认单、
采购入库单、采购发票在数量、单价、规格、金额等是否一致。如果一致，则财务付款；如果不一致，则有权暂不付款。
第十五条． 其他说明
1、 采购过程中发生变更时，采购部门应及时通知采购监管人员。由采购监管人员
确定是否重新采购询价或从其他供应商处采购，并书面通知采购确认表给采购部门、财务部、行政部或系统部。
2、 采购付款的审批权限：
1) 销售商品的付款：由采购部门提交付款申请，经主管经理审批后，提交财
务部审核后付款。如果单张采购金额超过2万元，则提交总经理审批。
2) 自用物品的付款：由行政部门提交付款申请，经部门经理审批后，提交财
务部审核后付款。如果单张采购金额超过1万元，则需提交总经理审批。
3、 采购付款审批流程：，流程.doc
六、 奖惩
第十六条． 公司经营者及其他公司高级管理人员，必须支持公司采购流程的实施工
作，支持各询价员、采购部、采购监管员、系统部、行政部、财务部履行
本规定的所述职责。
第十七条． 公司员工有权对违反本规定损害公司利益的行为向公司有关部门举报。举
报行为必须提供相关证据。公司对举报人给予保护，任何人不得打击报复。
第十八条． 公司应当对以下人员予以奖励：(一)降低采购成本贡献突出的采购人员；
(二)严格履行职责成绩显著的质量、价格监督人员；(三)举报违反本规定
的采购行为经查证属实的人员；(四)为降低采购成本做出突出贡献的其他
人员。奖励金额在500—5000元之间。如有特殊贡献，则奖励金额上报总
经理办公会议讨论确定。
第十九条． 对违反本规定弄虚作假、以权谋私、帐外暗中收受回扣和收受贿赂的人员，
公司应根据情节轻重给予通报批评、记过、调离岗位、解聘、除名等处分；
给公司造成直接经济损失的，应依法赔偿；构成犯罪的，依法追究刑事责
任。
七、 其他
第二十条． 采购业务流程中商务组负责人暂定刘雅洁、监管员暂定潘琳。如遇人员变
动，则以公告通知公司员工。
第二十一条． 本规定最终以公文流程形式实施。公文流转布署完成前，采购流程及
各类表格以邮件或传真形式传递。邮件方式传递时，是以转发形式按照各
审批流程来完成的，需保留原邮件（包括附件）内容。
第二十二条．
本规定自公布之日起实施。
《采购管理制度》
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